Drei einfache Schritte, um mehr Energie für komplexe Aufgaben zu haben

Drei einfache Schritte, um mehr Energie für komplexe Aufgaben zu haben

Mit Aufmerksamkeits- und Energiemanagement leichter schwierige Aufgaben bewältigen

Als Wissensarbeiter:in teilen sich die Anforderungen Ihrer Aufgaben in drei Kategorien auf: proaktive, aktive und inaktive Aufmerksamkeit. Durch konsequentes Matching von Aufgabenanspruch mit individueller Leistungsfähigkeit über den Tagesverlauf sorgen Sie dafür, ausreichend Zeit und Energie für komplexe, konzeptionelle Tätigkeiten zu haben. Wie, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Um die Willenskraft seiner Teilnehmer* zu untersuchen, entwarf Sozialpsychologe Roy Baumeister folgendes Experiment: Als „Geschmackstest“ getarnt hatten drei Versuchsgruppen die Aufgabe, ein unlösbares Puzzle zu lösen. Zuvor wurden zwei der Gruppen in einen separaten Raum geführt, in dem es nach frisch gebackenen Keksen roch und in dem sowohl Kekse als auch Radieschen auf dem Tisch standen. Die erste Gruppe durfte die Kekse verspeisen, die zweite Gruppe sollte die Kekse ignorieren und nur die Radieschen essen. Die dritte Kontrollgruppe wurde gar nicht in den Raum geführt.

Anschließend untersuchte Baumeister, wie lange sich die Teilnehmer mit dem unlösbaren Puzzle beschäftigten, bevor sie aufgaben. Die Keks-Gruppe hielt durchschnittlich 20 Minuten durch, die Kontrollgruppe 19 Minuten und die Radieschen-Gruppe nur 8 Minuten.

Willenskraft ist eine mentale Ressource, die aufgebraucht werden kann

Daraus (und aus anderen Studien) entwickelte Baumeister die Theorie der Ego Depletion (Selbsterschöpfung): „Selbsterschöpfung bedeutet, dass Selbstkontrolle oder Willenskraft auf einem begrenzten Pool von mentalen Ressourcen beruhen, die verbraucht werden können. Wenn die Energie für geistige Aktivität gering ist, ist die Selbstkontrolle in der Regel beeinträchtigt.“ (Quelle: wikipedia.org, frei ins Deutsche übersetzt)

Willenskraft und Aufmerksamkeitslevel

Wenn Sie Wissensarbeiter sind, unterteilt ihr Aufgabenbereich sich wahrscheinlich grob in drei verschiedene Bereiche:

  • Komplexe konzeptionelle Aufgaben, die ein hohes Maß an Ruhe, lange Phasen der Konzentration und Disziplin erfordern (nennen wir die benötigte Aufmerksamkeit dafür „proaktive Aufmerksamkeit“);
  • Mäßig schwierige Aufgaben, die zwar Konzentration erfordern, in die Sie sich jedoch schnell hineinfinden (Sie benötigen „aktive Aufmerksamkeit“);
  • Leichte Routineaufgaben, die Ihnen einfach von der Hand gehen und die wenig Hirnschmalz erfordern („inaktive Aufmerksamkeit“ ist ausreichend).

Je höher das benötigte Level an Aufmerksamkeit, desto höher die aufzubringende Willenskraft: Die Einarbeitung in die Thematik dauert länger, Sie müssen länger recherchieren, mehr um die Ecke denken und sich länger Störungen vom Hals halten – kurzum: das Gehirn hat mehr zu tun, und das ist anstrengend.

Unser Energielevel ist instabil

Unterteilen wir unseren Tag von ca. 16 wachen Stunden, dann stellen wir fest, dass sich Phasen von geistiger Proaktivität, Aktivität und Inaktivität auf jeweils ca. ein Drittel aufteilen. Individuelle Präferenzen weichen voneinander ab, doch die meisten Menschen, mit denen ich arbeite, berichten von einem absoluten Leistungshoch zwischen 10-12 Uhr sowie 16-19 Uhr und einem Leistungstief nach dem Mittagessen bis in den frühen Nachmittag hinein.

Aufschieberitis und der ganz normale Bürowahnsinn

Während das Konzept des Biorhythmus für Sie sicherlich nicht neu ist, möchte ich Sie mitnehmen in den spannenden Vergleich zwischen „Soll“ und „Ist“. Wenn Sie ähnlich ticken wie der breite Querschnitt der Bevölkerung, dann kommen Sie morgens verhältnismäßig ausgeruht und energiegeladen an Ihren Arbeitsplatz. Sie schalten den Computer an und arbeiten sich fröhlich durch die wartenden 59 Emails, größtenteils mit Kleinkram. Sie erledigen ein paar Telefonate, beantworten Anfragen der hineinkommenden Kollegen und nehmen an Meetings teil.

Die Idee: vormittags erstmal „was wegschaffen“, damit Sie sich nachmittags endlich um das schon lange liegengebliebene Konzept oder die drückenden Mitarbeiterbeurteilungen kümmern können. Und dann? Lassen Sie mich raten: Die Energie fehlt. Sie können sich einfach nicht aufraffen, Sie kommen nicht so richtig rein, die Konzentration ist schnell wieder weg. Sie schelten sich für Ihre Prokrastination und nehmen sich fest vor, dass morgen alles anders wird (Dann aber wirklich! Also wirklich-wirklich!)

Willenskraft aktiv managen

Aus psychologischer Sicht hatten Sie mit Ihrem bisherigen System nie eine Chance. Wer sich vormittags mit den kleinen Ärgernissen des Alltags beschäftigt, dem fehlt am frühen Nachmittag (zu einer Zeit, die ohnehin von Energielosigkeit geprägt ist), einfach die Willenskraft, sich diszipliniert mit Denkarbeit zu beschäftigen.

Versuchen Sie es stattdessen mit folgenden Schritten:

  • Unterteilen Sie bewusst Ihren Arbeitstag in proaktive, aktive und inaktive Zeiten. Machen Sie sich eine kleine Tabelle, in der Sie nach Stunden geteilt Ihre Aufmerksamkeit aufschlüsseln.
  • Definieren Sie die benötigte Aufmerksamkeit, die Sie für Ihre derzeitigen Aufgaben benötigen. Konzeptionelle Arbeit braucht fast immer pro-aktive Aufmerksamkeit. In Meetings genügt meist aktive Aufmerksamkeit. Für viele Standard-E-Mails und Telefonate für organisatorische Fragestellungen reicht inaktive Aufmerksamkeit.
  • Eine detaillierte Planung des Tagesablaufs nach Aufmerksamkeitsspannen ist nicht für jeden möglich. Aber: Machen Sie sich Gedanken, wie Sie im größtmöglichen Rahmen Aufgabenart mit der benötigten Aufmerksamkeit matchen können.

Kurzum: Identifizieren Sie Aufgaben, die die größte Willenskraft benötigen, mit den Zeiträumen, in denen Sie die größte Willenskraft haben. Lassen Sie ganz bewusst „Kleinkram“ für Tageszeiten liegen, in denen Ihr Energielevel nur für einfach Routinearbeiten ausreicht.

Und bitte gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Diese Art des Arbeitens entspricht (leider) nicht dem normalen Bürowahnsinn, der „schnell abarbeiten“ und „ständig erreichbar“ viel zu oft mit „guten Arbeitsergebnissen“ verwechselt. Seien Sie smarter – Ihre Ergebnisse wie auch Ihre persönliche Zufriedenheit werden es Ihnen danken!

Fazit

Aufschieberitis bzw. Prokrastination ist häufig nur ein Ausdruck von schlechter Tages- und Aufgabenplanung. Psychologische Untersuchungen weisen darauf hin, dass die menschliche Willenskraft eine begrenzte Ressource ist, die sich über den Tagesverlauf aufbraucht. Wer anstrengende, konzeptionelle Aufgaben auf Niedrigenergiephasen verschiebt, der darf sich nicht über mangelnde Erledigung wundern. Identifizieren Sie stattdessen das benötigte Aufmerksamkeitslevel für Ihre Tätigkeiten und planen Sie Ihren Tag entsprechend, so dass Sie alle wichtigen Aufgaben mit Energie erledigen können.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff arbeitet als Business Coach und Teamentwicklerin daran, dass Menschen in weniger Zeit und mit weniger Stress bessere Ergebnisse erreichen können. Mehr Informationen zu ihrer Arbeit in Berlin, Hamburg, Lübeck und per Webkonferenz.

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Konflikt-Denkfehler im Management

Typische Konflikt-Denkfehler im Management

Die Top 5 Konflikt-Denkfehler von Führungskräften

Konflikte gehören fest zum Unternehmensalltag!

Studien zufolge verwenden Führungskräfte 30-50% ihrer Zeit im Business darauf, Konflikte zu lösen. Leider grassieren typische Denkfehler, die Vorgesetzte davon abhalten, Auseinandersetzungen konstruktiv anzugehen – sind Sie in Ihrer Führung davon auch betroffen?

Fünf Konflikt-Denkfehler, die mir in Coachings immer wieder begegnen…


1. „Wenn Konflikte entstehen, habe ich als Führungskraft versagt.“

Falsch – Konflikte können nicht nur nicht vermieden werden, sie sollten es auch nicht. Ein Leben ohne Meinungsverschiedenheiten oder Auseinandersetzungen bedeutet Stillstand, und einige der besten Ideen und Beziehungen sind aus Konflikten entstanden. Ohne sie gibt es keine Weiterentwicklung, und das ist doch eines der Kernziele von Führung: Organisationen und Menschen weiterentwickeln. Konflikte sollten aber konstruktiv gelöst werden und nicht eskalieren. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, ein Klima zu schaffen, in dem Konflikte offen, zeitnah und angstfrei angesprochen werden können.

2. „Wer ein Problem hat, wird das schon ansprechen.“

Kennen Sie das Konfliktverhalten Ihrer Mitrarbeiter! Besonders extrovertierte und sehr analytisch orientierte Personen fallen gerne in diese Denkfalle. Ihnen fällt es meist leichter, die Dinge beim Namen zu nennen. Introvertierte Konflikttypen hingegen können dazu neigen, den Konfliktverlauf erst einmal beobachten zu wollen, bis es irgendwann zu viel wird. Vorgesetzte sollten daher ihre Teammitglieder auch in ihrem individuellen Konfliktverhalten gut kennen und situativ auf die entsprechenden Personen zugehen können.

3. „Irgendwas liegt in der Luft, aber ich spreche es mal lieber nicht an. Nachher erschaffe ich noch einen Konflikt, wo es gar kein Problem gab.“

Vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl! Wutausbrüche auf dem Flur und knallende Türen sind nicht die einzigen Formen von Konflikte. Auch über Jahre verfestigte Situationen machen sich manchmal „nur“ durch verdrehte Augen hinter dem Rücken oder knappe Antworten bemerkbar. Sprechen Sie offen an, was Sie wahrnehmen. Nur so gehen Sie sicher, dass sich die Konflikte nicht noch weiter verfestigen.

4. „Dann kommt das mal eben schnell auf den Tisch, …“

Kurze Aussprachen sind zum Scheitern verurteilt! Generell gilt: Je länger ein Konflikt sich aufgebaut hat, desto länger braucht er, um geklärt zu werden. Meist handelt es sich bei festgefahrenen Konflikten nicht (nur) um Sachthemen, sondern um tiefer sitzende Missverständnisse und Verletzungen. Diese mit einer kurzen Aussprache oder gar Ansage beilegen zu wollen, ist zum Scheitern verurteilt. Machen Sie sich bewusst, dass die Zeit, die Sie zum Lösen des Konflikts investieren, schon bald durch eine Verbesserung der wahrscheinlich stark angeschlagenen Produktivität zwischen den Konfliktparteien wieder reingeholt wird.

5. „Ich kann davon ausgehen, dass es sich um ein Sachproblem handelt. Wir sind schließlich auf der Arbeit, Gefühle haben hier nichts zu suchen.“

Sicherlich haben Sie schon einmal etwas vom Eisberg-Modell gehört. Nach diesem Modell sind Konflikte mit einem Eisberg vergleichbar: Nur etwa 20% dessen, worum es wirklich geht, wird sichtbar ausgetragen (über der Wasseroberfläche) und kommuniziert. 80% des Konfliktzusammenhangs spielen sich allerdings auf der Ebene des Ungesagten ab – hier geht es beispielsweise um tiefer sitzende Verletzungen, Kränkungen oder Missverständnisse, die unter der Oberfläche schwelen und dem Konflikt unterschwellig so richtig schön einheizen. Manchmal geht es um Aspekte, die die Beteiligten nicht einmal selbst richtig greifen können, zum Beispiel um verletzte Werte. Wenn diese unsichtbare Ebene nicht ins Sichtbare geholt wird, wird höchstwahrscheinlich auch der Konflikt nicht gelöst werden.

Keine Angst vor Konflikten

Konflikte gehören fest zum Unternehmens- und Führungsalltag. Seien Sie besonders sensibel für schwelende Konflikte und trauen Sie sich, diese anzusprechen, wann immer Sie sie wahrnehmen – nur so sorgen Sie dafür, dass wertvolle geistige Kapazitäten auch dafür verwendet werden können, wo Sie hingehören: für gute Arbeitsergebnisse.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Als Productivity Coach unterstützt Linda Wulff Menschen und Teams dabei, stressfreier mehr zu erreichen. Zu ihren Arbeitsschwerpunkten gehören Coachings und Workshops zu den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Teamentwicklung und Konfliktklärung.
Sie arbeitet größtenteils mit Klientinnen und Klienten in Norddeuschland (Lübeck, Hamburg, Kiel), Berlin oder europaweit per Skype.

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Endlich wieder „Zeit für mich“

Endlich wieder "Zeit für mich"

Wie Sie trotz Stress noch Zeit für sich selbst finden

Wann haben Sie sich eigentlich zuletzt Zeit für sich selbst genommen, um Ihre Batterien wieder aufzuladen?

Sich für sich selbst Zeit zu nehmen klingt einfach, wird aber immer schwieriger. Überall sind wir erreichbar und können binnen Sekunden aus unserer Erholung herausgerissen werden. Stress, Hektik und Überforderung übernehmen unseren Alltag und wir merken, wie uns immer mehr Energie fehlt.

Warum Zeit für Erholung kein Luxus ist

Kennen Sie einen Menschen auf dieser Welt, der bei dauerhaftem Stress immer gesünder wird? Wohl kaum.Dauerstress führt wissenschaftlich erwiesen zu einer konstanten Abnahme der Leistungsfähigkeit. Schuld ist das Stresshormon Cortisol, das der Körper bei langanhaltendem Stress ausschüttet und das auf Dauer die Synapsen im Gehirn angreift. Entspannung und Anspannung müssen zwingend im Gleichgewicht stehen, um Ihre geistige Leistungsfähigkeit und damit Ihre Produktivität zu wahren.

Überlegen Sie sich einmal, wann Sie sich zuletzt entspannt und geistig frei gefühlt haben. Anschließend denken Sie bitte an den letzten Moment, wo Sie sich als gestresst oder genervt erlebt haben. Wenn die kraftlosen Phasen dominieren, dann besteht dringender Handlungsbedarf!

Wieso haben Sie so wenig Zeit für sich selbst?

Stellen Sie sich Ihre nächste (wahrscheinlich vollgepackte) Woche vor. Was tun Sie, wenn Sie eine weitere Terminanfrage bekommen? Sie werden vermutlich versuchen, den Termin in den Kalender zu quetschen, Überstunden zu machen oder Ihre Freizeit für etwas zu verwenden, dass Ihnen keine Freude bereitet.

Gerade was Termine angeht, haben wir es verlernt, Nein zu sagen oder ein Datum zu finden, das uns entspannt in den Kalender passt. Wir sagen „ja“ zu Terminen und „nein“ zu Zeit für uns. Blind nehmen wir an, dass wir die Zeit für uns noch nächste Woche nachholen können. Doch seien Sie ehrlich: Werden Sie nächste Woche wirklich Zeit für sich selbst haben oder nehmen, nach dem Sie es diese Woche schon nicht geschafft haben?

Wie nehmen Sie sich Zeit für sich selbst?


Schritt 1: Definieren Sie, was Entspannung für Sie bedeutet.

Das Empfinden von Entspannung ist individuell sehr unterschiedlich. Für den einen bedeutet Erholung ein Besuch in der Sauna, für den anderen ein Abend mit Freunden. Wo liegen Ihre persönlichen Präferenzen? Listen Sie all die Dinge auf, die Ihnen einfallen. Aussortieren können Sie später immer noch.

Besonders Menschen, die schon lange keine Zeit mehr für sich genommen haben (z.B. Eltern von kleinen Kindern und/oder beruflich extrem eingespannte Personen) fällt schon dieser erste Schritt schwer. Hier hilft häufig der Blick in die Vergangenheit: Was haben Sie vor dieser stressigen Phase gerne gemacht?

Schritt 2: Definieren Sie einen angemessenen Rahmen für sich

Hand aufs Herz: Auch wenn eine Stunde am Tag für sich selbst sicherlich schön wäre, umsetzen kann das nicht jeder. Starten Sie lieber klein, aber realistisch: der freie Abend mit Freunden, die Stunde für den Lieblingssportkurs oder der entspannte Spaziergang nach Hause statt der Rückfahrt mit dem Bus.

„Zeit für mich“ soll etwas sein, dass Sie entspannt und Ihnen nicht noch mehr Stress erzeugt.

Schritt 3: Machen Sie es fix

Egal, wieviel Zeit Sie für sich definiert haben: Sorgen Sie dafür, dass Sie sich diese Zeit auch wirklich nehmen und sie nicht in der „Dringlichkeit des Alltags“ wieder untergeht.

Blocken Sie die Zeit in Ihrem Kalender, gehen Sie eine verbindliche Verabredung ein und kommunizieren Sie Ihr Vorhaben mit Ihren Liebsten – Absichtserklärung nennt die Psychologie das.

Schritt 4: Verbessern Sie Ihre Abläufe

Haben Sie sich doch einen Termin in die zuvor definierte ,,Me-Time‘‘ geschrieben?

Versuchen Sie, Ihr Verhalten direkt am nächsten Tag zu verbessern und evaluieren Sie, wie es zu diesem Bruch mit sich selbst gekommen ist. Was können Sie bei der nächsten Planung verbessern?

Zeit für sich selbst ist und bleibt wichtig

Wenn Sie jeden Tag voller Energie bewältigen wollen, dann kommen Sie um regelmäßige, bewusst genommene Zeiten der Erholung nicht herum. Gerade in der heutigen Zeit besteht der Alltag aus Reiz- und Informationsüberflutung. „Volle Kraft voraus“ mag eine Zeit funktionieren, doch ein Cortisol-Dauerpegel wird sich mit der Zeit negativ auf Ihre Gesundheit und Produktivität auswirken. Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, auch wenn Ihnen das schwerfallen mag. Sie tun es für Ihre Gesundheit.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff bietet Business Coaching, Führungskräftecoaching, Zeitmanagement-Coaching und Teamentwicklung in Lübeck, Hamburg, Berlin sowie online per Webkonferenz-Tools. Vereinbaren Sie doch einfach mal ein kostenloses Erstgespräch!

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Schluss mit dem „Loud Nonsense“

Schluss mit dem „Loud Nonsense“!

In seiner Biographie erzählt Warren Buffett von einem illustren Abendessen im Juli 1991 bei Bill Gates‘ Vater. Dieser stellte den Anwesenden eine interessante Frage: „Welcher wichtige Faktor hat euch dahin gebracht, wo ihr heute steht?“. Gates Jr. und Buffett hatten die gleiche Antwort parat: „Fokus.“

Fokus bedeutet, die volle Konzentration auf eine Aufgabe oder ein Ziel zu lenken und dieses Anliegen ohne Ablenkungen zu verfolgen. Besonders beim Thema Zeitmanagement, Selbstorganisation und Arbeitszufriedenheit ist ein guter Fokus essenziell. Heutzutage kommen Neuigkeiten und Aufgaben in einer Schlagzahl auf uns zu, die es fast unmöglich macht, jemals Oberwasser zu gewinnen. Um überhaupt voran zu kommen, müssen Sie konstant festlegen,

  • auf welche Aufgaben Sie sich konzentrieren wollen,
  • welche Zusatzaufgaben abgelehnt werden müssen und
  • wann Sie welche Aufgaben konsequent zu Ende bearbeiten.

Kurzum: Sie müssen Aufmerksamkeitsmanagement betreiben!

In einem Strom von „loud nonsense“ in der Zeit der zunehmenden Ablenkungsfaktoren ist das gar nicht so leicht. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige leicht umsetzbare Tipps mitgeben, mit denen Sie Ihren Fokus schärfen können und sich weniger ablenken lassen.

  1. Vermeiden Sie Orte mit hohem Ablenkungspotenzial

Wann waren Sie zuletzt so fokussiert, dass Sie die Zeit um sich herum vergessen haben? Die meisten Menschen sind dann besonders konzentriert, wenn sie keine Nebengeräusche wie Gespräche hören. Bevor Sie sich der Bearbeitung einer anspruchsvollen Aufgabe widmen, die viel Ruhe und einen guten Fokus erfordert, sollten Sie sich überlegen, welche Umgebung Sie dafür wählen möchten.

Haben Sie die Möglichkeit, Ihr Büro abzuschließen, die Tür zuzumachen, einen Tag ins Home Office zu gehen oder für eine Weile die Telefonate umzuleiten? Nutzen Sie diese Optionen, damit Sie nicht aus Ihrer Konzentration gerissen werden und effektiv arbeiten können. Übrigens: Wenn das für Sie partout nicht möglich ist, Sie aber dringend mal Ruhe für Ihre Aufgaben brauchen, dann führt kein Weg an einem Gespräch mit Ihrem Vorgesetzen vorbei.

  1. Kommunizieren Sie!

Nanu, widerspricht sich das nicht mit Punkt 1? Keineswegs! Für die meisten von uns ist es nicht ohne weiteres möglich, sich mal eben aus dem operativen Geschäft herauszuziehen. Deshalb: Kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse! Sprechen Sie das Thema „konzentriert arbeiten“ ganz bewusst in Ihrem Team oder Ihrem Büro an.

Sie werden sehen: Ihren Kollegen geht es genauso wie Ihnen. Jeder wünscht sich mal eine störungsfreie Zeit zum Abarbeiten. Treffen Sie gemeinsame Absprachen: Woran erkennen wir, dass jemand Ruhe für sich braucht? Wie schaffen wir eine Telefonschaltung, so dass jeder mal eine Stunde „bimmelfrei“ hat? Können wir vielleicht sogar eine „stille Stunde“ für alle einführen?

  1. Schalten Sie vorübergehend Ihre Benachrichtigungen aus

Wie viele der Nachrichten, die Sie per E-Mail oder auf anderen Kanälen bekommen, sind wirklich sofort und unmittelbar relevant? In den meisten Fällen können diese Nachrichten ein paar Stunden warten, so dass Sie für Ihre Arbeitszeit die Benachrichtigungen der meisten Apps ausschalten können. Möchten Personen Sie wirklich dringend erreichen, wissen sie, dass sie Sie anrufen können.

Legen Sie für sich fest, wann Sie Ihre E-Mails checken wollen und wann das Mailprogramm und andere Apps komplett geschlossen werden. Das hält Sie davon ab, Ihr E-Mail-Programm alle fünf Minuten aufzurufen und wieder auf ein leeres Postfach zu blicken, oder immer wieder durch hereinkommende Mails auf Ihrer Konzentration gerissen zu werden. Die meisten Menschen arbeiten übrigens am Vormittag am konzentriertesten, also verzichten Sie am besten bis nach dem Mittag auf Ihre Mails.

  1. Zähmen Sie Ihren unruhigen Geist

Nicht nur äußere Umstände lenken uns ab, auch unsere Denkprozesse können ganz schön lästig werden. Kaum haben wir uns in eine Aufgabe eingedacht, so piekst unser Geist uns mit nebensächlichen Gedanken, die einfach kein Ende finden wollen.

Fragen Sie sich: Habe ich Gedanken, oder haben meine Gedanken mich? Mit etwas Übung lassen sich Denkprozesse steuern und Gedankenspiralen durchbrechen. Achtsamkeit nennt sich das, wunderbar einzuüben durch regelmäßige Meditation. Sie brauchen dazu übrigens kein Mönch zu werden, einige Minuten Übung am Tag reichen.

  1. Überstrapazieren Sie Ihre Konzentration nicht

Fokussiertes Denken ist Schwerstarbeit für Ihr Gehirn. Arbeitspsychologen sind sich einig: Menschen können ihre Konzentration nur zwischen vier und sechs Stunden aufrecht erhalten, danach ist „aus die Maus.“ Pausen ändern daran übrigens nichts. Wer mit dem Vorsatz zur Arbeit geht, von 9:00 bis 17:00 Uhr fokussiert und voll produktiv zu arbeiten, der muss scheitern.

Unterteilen Sie Ihre anstehende Aufgabe in kleine Teilaufgaben, für die Sie maximal vier Stunden brauchen. Beachten Sie Ihren Biorhythmus und erledigen Sie Aufgaben, die Ihren vollen Fokus benötigen, zu Ihren Hochleistungsphasen. Mails checken und kleine Tasks abarbeiten können Sie auch mit weniger Konzentration.

Sich zu fokussieren, kann man üben!

Einen Fokus zu haben bedeutet, konsequent Prioritäten zu setzen und sich von nebensächlichen Dingen nicht ablenken zu lassen. Diese Fähigkeit ist uns in der heutigen Informationsflut abhandengekommen. Statt uns zu konzentrieren, reagieren wir eher auf spontane neue Impulse und verlieren den Blick für die wichtigsten Dinge.

Die gute Nachricht: Die Fähigkeit zum Fokus können wir wieder entwickeln und trainieren. Distanzieren Sie sich zeitweise vom „loud nonsense“, gehen Sie achtsam mit Ihrer Konzentration um, zähmen Sie Ihren unruhigen Geist und trauen Sie sich, eine Vorreiterrolle in Ihrem Team einzunehmen!

Ich hoffe, dass ihnen meine Tipps dabei helfen, fokussierter zu agieren und die Ihre Zeit besser zu nutzen. Viel Erfolg!

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

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Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen

War es Generationen vor uns noch vergönnt, in Ruhe eine Tagesliste abarbeiten zu können, präsentieren sich unsere Aufgabenlisten heute eher wie die mythologische Hydra: ein To-Do weg, zwei wachsen nach. Da ist es nicht verwunderlich, wenn wir zwar immer wieder mit guten Vorsätzen an unsere Selbstorganisation gehen, nach mehreren Wochen jedoch feststellen müssen, dass das Chaos wieder fest den Alltag übernommen hat.
Das konsequente Führen einer Aufgabenliste ist und bleibt ein zentrales, wirkungsvolles Element der guten Selbstorganisation. Wenn Sie dabei jedoch nicht schlau vorgehen, erzeugen Sie vielleicht mehr Stress als Struktur. In meiner Arbeit als Productivity Coach sehe ich immer wieder drei Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen, die sich jedoch zum Glück schnell beheben lassen:

1. Sie nutzen zu viele To-Do-Listen

Drei Post-its am Computerbildschirm, eine Papierliste neben dem PC, mit bunten Zettelchen markierte Dokumente im Posteingangskorb, Aufgaben in Outlook und dazu noch eine App auf dem Handy…herzlichen Glückwunsch, Sie leben die Definition von „Verzettelung“. Für Ihr Gehirn ist das purer Stress: Ständig springen Sie von einer Liste zur anderen, immer in Gefahr, etwas Wichtiges zu übersehen und damit zu vergessen. Eine To-Do-Liste soll Ihnen Übersichtlichkeit verschaffen und Ihnen nicht noch mehr Arbeit bereiten.

Nehmen Sie sich einige Minuten, um Ihr System (oder Ihren Mangel an einem System) zu hinterfragen: Brauchen Sie wirklich diese ganzen verschiedenen Listen und Markierungen, oder können Sie sie drastisch reduzieren?

Ich selbst arbeite nur mit zwei Haltekörben für meine Aufgaben:

Ein nach dem „Inbox Zero“-Prinzip strukturiertes Mailprogramm, das in einem Action-Ordner alle Aufgaben bündelt,
die sich aus den eingehenden Mails ergeben;

Eine Handy-App, die sich automatisch mit meinen Outlook-Aufgaben synchronisiert und die es mir ermöglicht, von überall aus – sei es im Kundentermin oder im Supermarkt – Aufgaben zu ergänzen. Ich arbeite hier mit Microsoft To-Do, weil mir die einfache Bedienoberfläche gut gefällt,
es gibt aber viele andere gute Programme.

Übrigens:
Auch Aufgaben, die sich aus Papierdokumenten ergeben,
trage ich direkt in meine elektronische Liste und lege das Papier dann in einer gut sortierten Ablage ab.

Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, trage ich zwar in meinen Kalender, sie finden sich aber auch in meiner App.
Diese Aufteilung funktioniert gut für mich, denn mit der regelmäßigen Durchsicht
von nur zwei Listen habe ich 100% Gewissheit, eine komplette Übersicht zu haben.

Was für Sie funktioniert, kann ein ganz anderes System sein. Probieren Sie aus, was für Sie passt, aber kommen Sie ins Handeln –
Ihr Gehirn wird Ihnen für diese Reduktion der Komplexität danken!

2. Viele Aufgaben schaffen es nie auf eine To-Do-Liste

„Auf dem Heimweg Milch kaufen, die Kollegin noch nach der Unterlage fragen, die Badezimmerlampe reparieren – das merk ich mir!“ Sicherlich geht es Ihnen wie den meisten Menschen auch: Einige To-Dos (meist die beruflichen) schaffen es auf eine Liste, viele (oft die privaten Aufgaben) aber auch nicht.

In seinem sehr erfolgreichen Zeitmanagement-Buch „Getting Things Done“ stellt Autor David Allen fest: „Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln – nicht um sie dort zu halten.“ Recht hat er! Warum machen Sie es Ihrem Geist unnötig schwer, sich zu konzentrieren und auf das momentan Wichtige zu fokussieren?

Jede noch so kleine, nicht abgeschlossene Aufgabe stiehlt Ihnen ein bisschen gedankliche Kapazität. Entlasten Sie Ihr Hirn, in dem Sie alle Aufgaben sofort notieren und so aus dem Kopf bekommen. Aus diesem Grund arbeite ich übrigens mit meiner To-Do-App, denn das Handy habe ich immer dabei und kann alles sofort eintragen.

Mein Tipp an Sie: Schaffen Sie in der To-Do-Liste eine Kategorie für eine regelmäßige Gedankenleerung – „Mindsweep“ nennt David Allen das. Sobald Ihnen neue To-Dos einfallen, tragen Sie sie sofort dort ein. Spätestens alle 48 Stunden sollten Sie sich zusätzlich fünf Minuten in Stille mit Ihrer Mindsweep-Liste verbringen und das nachtragen, was im Alltagstrubel doch untergangen ist.

3. Sie machen keine Tagesplanung

Klarheit, Fokus, Entlastung: Wenn ich die Sinnhaftigkeit von Selbst- und Zeitmanagement zusammenfassen sollte, dann mit diesen drei Worten. Mit einer gut strukturierten To-Do-Liste sind Sie schon auf dem richtigen Weg, aber noch nicht ganz da.

Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Hoffnung darauf haben, unsere Aufgaben jemals ganz abzuarbeiten. Um sich nicht im Strudel des Unproduktiven zu verlieren, braucht es daher einen kontinuierlichen Fokus auf das, was tagesaktuell am Wichtigsten ist.

Schaffen Sie in Ihrer To-Do-Liste eine Auswahl und separate Übersicht über alle Aufgaben, die Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wenn Sie eine App nutzen (von deren Sinnhaftigkeit ich Sie nun hoffentlich überzeugt habe), dann finden Sie hier meistens die Kategorie „Mein Tag“ oder so ähnlich.

Nutzen Sie fünf Minuten am Tagesbeginn dazu, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu identifizieren, verschieben Sie sie in Ihre Tagesliste und arbeiten Sie an diesem Tag ausschließlich mit dieser einen Liste – ein wahrer Booster für Fokus und Produktivität.

Profi-Tipps:
Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen und suchen Sie sich ein Zeitfenster für deren Erledigung aus.
Spoiler Alert: Meistens brauchen Sie für die Aufgaben länger, als Sie gedacht haben. Lernen Sie, realistisch zu planen.
Denken Sie daran, dass Sie immer mindestens 30% Ihres Tagesverlaufs als Puffer für unvorhergesehene Aufgaben einplanen!

Ein kleines Fazit

Wohl mit keinem anderen Instrument kann man auf einen Schlag so viel Produktivität in seinen Alltag bringen wie mit gut durchdachten To-Do-Listen.
Führen Sie möglichst wenige Listen, achten Sie auf absolute Vollständigkeit und identifizieren Sie täglich die Aufgaben mit der höchsten Priorität, dann sind Sie auf dem besten Weg zur entspannten Selbstorganisation.

Übrigens: Im nächsten Artikel erkläre ich Ihnen, wie Sie eine großartige und übersichtliche Struktur in Ihre Aufgabenliste bringen. Also – stay tuned! Folgen Sie mir, um die nächsten Artikel nicht zu verpassen, und wenn Sie sofort loslegen wollen, dann buchen Sie doch mal ein Coaching.

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Titelfoto: Photo by Ben White on Unsplash



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Drei einfache Tipps für mehr Produktivität

Drei einfache Tipps, um sofort produktiver zu werden

Drei einfache Zeitmanagement-Tipps,
um sofort produktiver zu werden

Zeitmanagement ist eigentlich ein alter Hut. Eigentlich!
Denn noch nie war die Herausforderung, Zeit produktiv zu nutzen und sich selbst gut zu organisieren, so groß wie heute im Jahr 2020. 
Die gute Nachricht: Es braucht überhaupt kein unheimlich komplexes System, um seine Zeit effizienter zu nutzen.
Manchmal genügen schon kleine Umstellungen im Alltag, um stressfreier und produktiver durch den Tag zu gehen.
Hier drei kleine Tipps für Sie, die für jeden mit wenig Aufwand umsetzbar sind.

Tipp Nr. 1: Push oder nicht push, das ist hier die Frage

Denken Sie auch mindestens einmal am Tag; „Mensch, wo war ich denn jetzt nochmal?“ Unerwartete Anrufe, eine neue E-Mail, eine aufpoppende Benachrichtigung auf unserem Handy: Ein Horror für konzentriertes Arbeiten! Mit jeder Störung werden wir aus unserem Flow gerissen und müssen uns wieder für ein paar Sekunden neu in das eindenken, was wir eben getan haben. Sägeblatt-Effekt nennt man das im Zeitmanagement.
In der hochgradig technologisierten Welt von 2020 sind Ablenkungen zur Normalität geworden. Alle diese kleinen Störungen sind für sich gesehen gar nicht so schlimm, drücken in der Summe aber gewaltig auf unser Produktivitätskonto.

Nun sagen Sie vielleicht: Kein Problem, dann ignoriere ich einfach das ständige Gepiepe. Wenn Sie das wirklich schaffen, dann würde ich gerne mal einen Zen-Kurs bei Ihnen belegen. Wenn Sie aber wie wir Normalsterbliche ticken, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihrer Neugier erliegen und binnen Sekunden auf neue Informationen und Reize reagieren.

Überlegen Sie doch einmal ganz bewusst, welche Quellen der Ablenkung Sie ohne Probleme aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen können. Beispielhaft lohnt sich ein Blick auf die Einstellungen Ihres Smartphones, so dass Sie nur wichtigen Apps erlauben, Ihnen eine Benachrichtigung zu senden. Seien Sie wählerisch, ob und wann Sie Push-Benachrichtigungen brauchen. Müssen Sie wirklich jede Whatsapp-Gruppenbenachrichtigung der Hundesportgruppe mitbekommen, wenn Sie gerade am Jahresbudget arbeiten?

Tipp 2: Überlisten Sie Ihren inneren Junkie

Morgens im Bad höre ich gerne NDR (ja, Sie brauchen nicht zu checken, Sie sind immer noch in dem Artikel zum Thema Zeitmanagement) und freue mich über die sehr amüsante Comedy-Sendung „Wir sind die Freeses.“ Der Catch Phrase aus der Sendung lautet: Leg doch mal das Handy weg!
Klingt auf den ersten Blick wie die Parole eines Waldorf-Lehrers, kann aber tatsächlich Ihre Produktivität immens steigern. Denn Hand aufs Herz, nicht nur werden wir manchmal abgelenkt, wir lenken uns auch ganz gerne selber ab. Gerade bei unbequemen Denkaufgaben ist es doch viel netter, kurz mal etwas „gaaanz wichtiges“ zu googlen.
Dahinter steckt natürlich nur unser kleines Junkie-Hirn, das sich lieber mit interessanten Neuigkeiten füttern lässt, als sich anstrengen zu müssen.

Schalten Sie nicht nur Töne und Benachrichtigungen auf dem Smartphone aus, sondern legen Sie es zeitweise mal bewusst weg. Nicht in die Anzugtasche oder auf den Schreibtisch, sondern wirklich außer Sicht- und Greifweite. Beispielsweise an einen Ort, der es erfordert, aus dem Bürostuhl aufstehen zu müssen – so schaffen Sie eine kleine Barriere, um seltener auf das Smartphone zu schauen.
Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, wirklich in den Arbeitsflow zu kommen.
Wenn Sie Angst haben, die Zeit zu vergessen, dann stellen Sie lieber einen Timer, als das Smartphone als Uhr zu verwenden.

Tipp Nr.3: Der Zauber des „Lesen“-Email-Ordners

Der Zug fällt aus, das Meeting startet später, das Wartezimmer beim Arzt ist unerträglich voll: ggrrr! Die To-Do-Liste am Schreibtisch ist lang und anstatt produktiv arbeiten zu können, sitzen Sie jetzt hier und möchten vor Ärger am liebsten in den Teppich beißen.
Ungeduldig auf die Uhr zu schauen, bringt Sie nicht weiter, das wissen Sie natürlich.

Nutzen Sie Wartezeiten stattdessen doch lieber produktiv.  Legen Sie sich in Ihrem Email-Postfach einen Unterordner an, den Sie „Lesen“ nennen. Schieben Sie hier sofort alle Nachrichten aus Ihrem Posteingang rein, bei denen von Ihnen keine Handlung erforderlich ist, die Sie aber trotzdem irgendwann einmal lesen möchten. CCs, BCCs, interne Infomails und Newsletter eignen sich dafür bestens.

Dieser einfache Trick hat gleich zwei tolle Effekte:
Ihr Posteingang wird verschlankt,
denn viele Mails bekommen sofort eine neue Heimat und lenken Sie nicht von den wichtigeren Nachrichten ab. Viele Mails wie z.B. Newsletter können Sie sogar automatisch über eine Regel in den Lesen-Ordner schieben.
Die vorher unproduktiven Wartezeiten können Sie nun bestens nutzen
und freuen sich sogar vielleicht über die Gelegenheit, endlich mal Zeit für Ihren Lesen-Ordner zu haben.
Ein ähnliches System können Sie für interessante Online-Artikel einführen, die Sie für einen späteren Abruf mit einem Lesezeichen im Browser versehen.

Fazit

Kleine Tricks mit großer Wirkung: Anstatt viel Zeit mit der Anlage eines komplexen Ordnungssystems zu verschwenden, starten Sie doch einfach mit einer (oder allen dreien) dieser Mini-Umstellungen. Nutzen Sie Ihre Zeit! Sie ist zu begrenzt und zu wertvoll, um verschwendet zu werden.

Zur Autorin

 Linda Wulff ist Productivity Coach und unterstützt Menschen und Teams dabei, stressfreier mehr zu erreichen. Zu ihren Arbeitsschwerpunkten gehören Coachings und Workshops zu den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Fokus, Teamentwicklung und Konfliktklärung. Sie arbeitet größtenteils mit Klientinnen und Klienten in Norddeuschland (Lübeck, Hamburg, Kiel), Berlin oder ortsunabhängig per Webkonferenz wie z.B. Skype.
Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Photo by Andreas Klassen on Unsplash

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