Drei einfache Tipps, um sofort produktiver zu werden

Drei einfache Zeitmanagement-Tipps,
um sofort produktiver zu werden

Zeitmanagement ist eigentlich ein alter Hut. Eigentlich!
Denn noch nie war die Herausforderung, Zeit produktiv zu nutzen und sich selbst gut zu organisieren, so groß wie heute im Jahr 2020. 
Die gute Nachricht: Es braucht überhaupt kein unheimlich komplexes System, um seine Zeit effizienter zu nutzen.
Manchmal genügen schon kleine Umstellungen im Alltag, um stressfreier und produktiver durch den Tag zu gehen.
Hier drei kleine Tipps für Sie, die für jeden mit wenig Aufwand umsetzbar sind.

Tipp Nr. 1: Push oder nicht push, das ist hier die Frage

Denken Sie auch mindestens einmal am Tag; „Mensch, wo war ich denn jetzt nochmal?“ Unerwartete Anrufe, eine neue E-Mail, eine aufpoppende Benachrichtigung auf unserem Handy: Ein Horror für konzentriertes Arbeiten! Mit jeder Störung werden wir aus unserem Flow gerissen und müssen uns wieder für ein paar Sekunden neu in das eindenken, was wir eben getan haben. Sägeblatt-Effekt nennt man das im Zeitmanagement.
In der hochgradig technologisierten Welt von 2020 sind Ablenkungen zur Normalität geworden. Alle diese kleinen Störungen sind für sich gesehen gar nicht so schlimm, drücken in der Summe aber gewaltig auf unser Produktivitätskonto.

Nun sagen Sie vielleicht: Kein Problem, dann ignoriere ich einfach das ständige Gepiepe. Wenn Sie das wirklich schaffen, dann würde ich gerne mal einen Zen-Kurs bei Ihnen belegen. Wenn Sie aber wie wir Normalsterbliche ticken, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihrer Neugier erliegen und binnen Sekunden auf neue Informationen und Reize reagieren.

Überlegen Sie doch einmal ganz bewusst, welche Quellen der Ablenkung Sie ohne Probleme aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen können. Beispielhaft lohnt sich ein Blick auf die Einstellungen Ihres Smartphones, so dass Sie nur wichtigen Apps erlauben, Ihnen eine Benachrichtigung zu senden. Seien Sie wählerisch, ob und wann Sie Push-Benachrichtigungen brauchen. Müssen Sie wirklich jede Whatsapp-Gruppenbenachrichtigung der Hundesportgruppe mitbekommen, wenn Sie gerade am Jahresbudget arbeiten?

Tipp 2: Überlisten Sie Ihren inneren Junkie

Morgens im Bad höre ich gerne NDR (ja, Sie brauchen nicht zu checken, Sie sind immer noch in dem Artikel zum Thema Zeitmanagement) und freue mich über die sehr amüsante Comedy-Sendung „Wir sind die Freeses.“ Der Catch Phrase aus der Sendung lautet: Leg doch mal das Handy weg!
Klingt auf den ersten Blick wie die Parole eines Waldorf-Lehrers, kann aber tatsächlich Ihre Produktivität immens steigern. Denn Hand aufs Herz, nicht nur werden wir manchmal abgelenkt, wir lenken uns auch ganz gerne selber ab. Gerade bei unbequemen Denkaufgaben ist es doch viel netter, kurz mal etwas „gaaanz wichtiges“ zu googlen.
Dahinter steckt natürlich nur unser kleines Junkie-Hirn, das sich lieber mit interessanten Neuigkeiten füttern lässt, als sich anstrengen zu müssen.

Schalten Sie nicht nur Töne und Benachrichtigungen auf dem Smartphone aus, sondern legen Sie es zeitweise mal bewusst weg. Nicht in die Anzugtasche oder auf den Schreibtisch, sondern wirklich außer Sicht- und Greifweite. Beispielsweise an einen Ort, der es erfordert, aus dem Bürostuhl aufstehen zu müssen – so schaffen Sie eine kleine Barriere, um seltener auf das Smartphone zu schauen.
Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, wirklich in den Arbeitsflow zu kommen.
Wenn Sie Angst haben, die Zeit zu vergessen, dann stellen Sie lieber einen Timer, als das Smartphone als Uhr zu verwenden.

Tipp Nr.3: Der Zauber des „Lesen“-Email-Ordners

Der Zug fällt aus, das Meeting startet später, das Wartezimmer beim Arzt ist unerträglich voll: ggrrr! Die To-Do-Liste am Schreibtisch ist lang und anstatt produktiv arbeiten zu können, sitzen Sie jetzt hier und möchten vor Ärger am liebsten in den Teppich beißen.
Ungeduldig auf die Uhr zu schauen, bringt Sie nicht weiter, das wissen Sie natürlich.

Nutzen Sie Wartezeiten stattdessen doch lieber produktiv.  Legen Sie sich in Ihrem Email-Postfach einen Unterordner an, den Sie „Lesen“ nennen. Schieben Sie hier sofort alle Nachrichten aus Ihrem Posteingang rein, bei denen von Ihnen keine Handlung erforderlich ist, die Sie aber trotzdem irgendwann einmal lesen möchten. CCs, BCCs, interne Infomails und Newsletter eignen sich dafür bestens.

Dieser einfache Trick hat gleich zwei tolle Effekte:
Ihr Posteingang wird verschlankt,
denn viele Mails bekommen sofort eine neue Heimat und lenken Sie nicht von den wichtigeren Nachrichten ab. Viele Mails wie z.B. Newsletter können Sie sogar automatisch über eine Regel in den Lesen-Ordner schieben.
Die vorher unproduktiven Wartezeiten können Sie nun bestens nutzen
und freuen sich sogar vielleicht über die Gelegenheit, endlich mal Zeit für Ihren Lesen-Ordner zu haben.
Ein ähnliches System können Sie für interessante Online-Artikel einführen, die Sie für einen späteren Abruf mit einem Lesezeichen im Browser versehen.

Fazit

Kleine Tricks mit großer Wirkung: Anstatt viel Zeit mit der Anlage eines komplexen Ordnungssystems zu verschwenden, starten Sie doch einfach mit einer (oder allen dreien) dieser Mini-Umstellungen. Nutzen Sie Ihre Zeit! Sie ist zu begrenzt und zu wertvoll, um verschwendet zu werden.

Zur Autorin

 Linda Wulff ist Productivity Coach und unterstützt Menschen und Teams dabei, stressfreier mehr zu erreichen. Zu ihren Arbeitsschwerpunkten gehören Coachings und Workshops zu den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Fokus, Teamentwicklung und Konfliktklärung. Sie arbeitet größtenteils mit Klientinnen und Klienten in Norddeuschland (Lübeck, Hamburg, Kiel), Berlin oder ortsunabhängig per Webkonferenz wie z.B. Skype.
Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Photo by Andreas Klassen on Unsplash

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