Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen

War es Generationen vor uns noch vergönnt, in Ruhe eine Tagesliste abarbeiten zu können, präsentieren sich unsere Aufgabenlisten heute eher wie die mythologische Hydra: ein To-Do weg, zwei wachsen nach. Da ist es nicht verwunderlich, wenn wir zwar immer wieder mit guten Vorsätzen an unsere Selbstorganisation gehen, nach mehreren Wochen jedoch feststellen müssen, dass das Chaos wieder fest den Alltag übernommen hat.
Das konsequente Führen einer Aufgabenliste ist und bleibt ein zentrales, wirkungsvolles Element der guten Selbstorganisation. Wenn Sie dabei jedoch nicht schlau vorgehen, erzeugen Sie vielleicht mehr Stress als Struktur. In meiner Arbeit als Productivity Coach sehe ich immer wieder drei Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen, die sich jedoch zum Glück schnell beheben lassen:

1. Sie nutzen zu viele To-Do-Listen

Drei Post-its am Computerbildschirm, eine Papierliste neben dem PC, mit bunten Zettelchen markierte Dokumente im Posteingangskorb, Aufgaben in Outlook und dazu noch eine App auf dem Handy…herzlichen Glückwunsch, Sie leben die Definition von „Verzettelung“. Für Ihr Gehirn ist das purer Stress: Ständig springen Sie von einer Liste zur anderen, immer in Gefahr, etwas Wichtiges zu übersehen und damit zu vergessen. Eine To-Do-Liste soll Ihnen Übersichtlichkeit verschaffen und Ihnen nicht noch mehr Arbeit bereiten.

Nehmen Sie sich einige Minuten, um Ihr System (oder Ihren Mangel an einem System) zu hinterfragen: Brauchen Sie wirklich diese ganzen verschiedenen Listen und Markierungen, oder können Sie sie drastisch reduzieren?

Ich selbst arbeite nur mit zwei Haltekörben für meine Aufgaben:

Ein nach dem „Inbox Zero“-Prinzip strukturiertes Mailprogramm, das in einem Action-Ordner alle Aufgaben bündelt,
die sich aus den eingehenden Mails ergeben;

Eine Handy-App, die sich automatisch mit meinen Outlook-Aufgaben synchronisiert und die es mir ermöglicht, von überall aus – sei es im Kundentermin oder im Supermarkt – Aufgaben zu ergänzen. Ich arbeite hier mit Microsoft To-Do, weil mir die einfache Bedienoberfläche gut gefällt,
es gibt aber viele andere gute Programme.

Übrigens:
Auch Aufgaben, die sich aus Papierdokumenten ergeben,
trage ich direkt in meine elektronische Liste und lege das Papier dann in einer gut sortierten Ablage ab.

Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, trage ich zwar in meinen Kalender, sie finden sich aber auch in meiner App.
Diese Aufteilung funktioniert gut für mich, denn mit der regelmäßigen Durchsicht
von nur zwei Listen habe ich 100% Gewissheit, eine komplette Übersicht zu haben.

Was für Sie funktioniert, kann ein ganz anderes System sein. Probieren Sie aus, was für Sie passt, aber kommen Sie ins Handeln –
Ihr Gehirn wird Ihnen für diese Reduktion der Komplexität danken!

2. Viele Aufgaben schaffen es nie auf eine To-Do-Liste

„Auf dem Heimweg Milch kaufen, die Kollegin noch nach der Unterlage fragen, die Badezimmerlampe reparieren – das merk ich mir!“ Sicherlich geht es Ihnen wie den meisten Menschen auch: Einige To-Dos (meist die beruflichen) schaffen es auf eine Liste, viele (oft die privaten Aufgaben) aber auch nicht.

In seinem sehr erfolgreichen Zeitmanagement-Buch „Getting Things Done“ stellt Autor David Allen fest: „Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln – nicht um sie dort zu halten.“ Recht hat er! Warum machen Sie es Ihrem Geist unnötig schwer, sich zu konzentrieren und auf das momentan Wichtige zu fokussieren?

Jede noch so kleine, nicht abgeschlossene Aufgabe stiehlt Ihnen ein bisschen gedankliche Kapazität. Entlasten Sie Ihr Hirn, in dem Sie alle Aufgaben sofort notieren und so aus dem Kopf bekommen. Aus diesem Grund arbeite ich übrigens mit meiner To-Do-App, denn das Handy habe ich immer dabei und kann alles sofort eintragen.

Mein Tipp an Sie: Schaffen Sie in der To-Do-Liste eine Kategorie für eine regelmäßige Gedankenleerung – „Mindsweep“ nennt David Allen das. Sobald Ihnen neue To-Dos einfallen, tragen Sie sie sofort dort ein. Spätestens alle 48 Stunden sollten Sie sich zusätzlich fünf Minuten in Stille mit Ihrer Mindsweep-Liste verbringen und das nachtragen, was im Alltagstrubel doch untergangen ist.

3. Sie machen keine Tagesplanung

Klarheit, Fokus, Entlastung: Wenn ich die Sinnhaftigkeit von Selbst- und Zeitmanagement zusammenfassen sollte, dann mit diesen drei Worten. Mit einer gut strukturierten To-Do-Liste sind Sie schon auf dem richtigen Weg, aber noch nicht ganz da.

Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Hoffnung darauf haben, unsere Aufgaben jemals ganz abzuarbeiten. Um sich nicht im Strudel des Unproduktiven zu verlieren, braucht es daher einen kontinuierlichen Fokus auf das, was tagesaktuell am Wichtigsten ist.

Schaffen Sie in Ihrer To-Do-Liste eine Auswahl und separate Übersicht über alle Aufgaben, die Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wenn Sie eine App nutzen (von deren Sinnhaftigkeit ich Sie nun hoffentlich überzeugt habe), dann finden Sie hier meistens die Kategorie „Mein Tag“ oder so ähnlich.

Nutzen Sie fünf Minuten am Tagesbeginn dazu, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu identifizieren, verschieben Sie sie in Ihre Tagesliste und arbeiten Sie an diesem Tag ausschließlich mit dieser einen Liste – ein wahrer Booster für Fokus und Produktivität.

Profi-Tipps:
Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen und suchen Sie sich ein Zeitfenster für deren Erledigung aus.
Spoiler Alert: Meistens brauchen Sie für die Aufgaben länger, als Sie gedacht haben. Lernen Sie, realistisch zu planen.
Denken Sie daran, dass Sie immer mindestens 30% Ihres Tagesverlaufs als Puffer für unvorhergesehene Aufgaben einplanen!

Ein kleines Fazit

Wohl mit keinem anderen Instrument kann man auf einen Schlag so viel Produktivität in seinen Alltag bringen wie mit gut durchdachten To-Do-Listen.
Führen Sie möglichst wenige Listen, achten Sie auf absolute Vollständigkeit und identifizieren Sie täglich die Aufgaben mit der höchsten Priorität, dann sind Sie auf dem besten Weg zur entspannten Selbstorganisation.

Übrigens: Im nächsten Artikel erkläre ich Ihnen, wie Sie eine großartige und übersichtliche Struktur in Ihre Aufgabenliste bringen. Also – stay tuned! Folgen Sie mir, um die nächsten Artikel nicht zu verpassen, und wenn Sie sofort loslegen wollen, dann buchen Sie doch mal ein Coaching.

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Titelfoto: Photo by Ben White on Unsplash



So verpassen Sie garantiert nichts!

Möchten Sie regelmäßig Updates erhalten? Der Newsletter erscheint 1x/Monat, ist natürlich kostenlos und enthält Tipps und Informationen zu den Themen Zeitmanagement, Selbstorganisation, Teameffektivität, Mindfulness, New Work und Leadership. Zusätzlich erhalten Abonnenten des Newletters kostenlosen Zugang zu meinem Downloadbereich. (Bei Nichtgefallen kann er jederzeit einfach per Klick abgemeldet werden.)


Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiere sie.