Drei einfache Schritte, um mehr Energie für komplexe Aufgaben zu haben

Mit Aufmerksamkeits- und Energiemanagement leichter schwierige Aufgaben bewältigen

Als Wissensarbeiter:in teilen sich die Anforderungen Ihrer Aufgaben in drei Kategorien auf: proaktive, aktive und inaktive Aufmerksamkeit. Durch konsequentes Matching von Aufgabenanspruch mit individueller Leistungsfähigkeit über den Tagesverlauf sorgen Sie dafür, ausreichend Zeit und Energie für komplexe, konzeptionelle Tätigkeiten zu haben. Wie, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Um die Willenskraft seiner Teilnehmer* zu untersuchen, entwarf Sozialpsychologe Roy Baumeister folgendes Experiment: Als „Geschmackstest“ getarnt hatten drei Versuchsgruppen die Aufgabe, ein unlösbares Puzzle zu lösen. Zuvor wurden zwei der Gruppen in einen separaten Raum geführt, in dem es nach frisch gebackenen Keksen roch und in dem sowohl Kekse als auch Radieschen auf dem Tisch standen. Die erste Gruppe durfte die Kekse verspeisen, die zweite Gruppe sollte die Kekse ignorieren und nur die Radieschen essen. Die dritte Kontrollgruppe wurde gar nicht in den Raum geführt.

Anschließend untersuchte Baumeister, wie lange sich die Teilnehmer mit dem unlösbaren Puzzle beschäftigten, bevor sie aufgaben. Die Keks-Gruppe hielt durchschnittlich 20 Minuten durch, die Kontrollgruppe 19 Minuten und die Radieschen-Gruppe nur 8 Minuten.

Willenskraft ist eine mentale Ressource, die aufgebraucht werden kann

Daraus (und aus anderen Studien) entwickelte Baumeister die Theorie der Ego Depletion (Selbsterschöpfung): „Selbsterschöpfung bedeutet, dass Selbstkontrolle oder Willenskraft auf einem begrenzten Pool von mentalen Ressourcen beruhen, die verbraucht werden können. Wenn die Energie für geistige Aktivität gering ist, ist die Selbstkontrolle in der Regel beeinträchtigt.“ (Quelle: wikipedia.org, frei ins Deutsche übersetzt)

Willenskraft und Aufmerksamkeitslevel

Wenn Sie Wissensarbeiter sind, unterteilt ihr Aufgabenbereich sich wahrscheinlich grob in drei verschiedene Bereiche:

  • Komplexe konzeptionelle Aufgaben, die ein hohes Maß an Ruhe, lange Phasen der Konzentration und Disziplin erfordern (nennen wir die benötigte Aufmerksamkeit dafür „proaktive Aufmerksamkeit“);
  • Mäßig schwierige Aufgaben, die zwar Konzentration erfordern, in die Sie sich jedoch schnell hineinfinden (Sie benötigen „aktive Aufmerksamkeit“);
  • Leichte Routineaufgaben, die Ihnen einfach von der Hand gehen und die wenig Hirnschmalz erfordern („inaktive Aufmerksamkeit“ ist ausreichend).

Je höher das benötigte Level an Aufmerksamkeit, desto höher die aufzubringende Willenskraft: Die Einarbeitung in die Thematik dauert länger, Sie müssen länger recherchieren, mehr um die Ecke denken und sich länger Störungen vom Hals halten – kurzum: das Gehirn hat mehr zu tun, und das ist anstrengend.

Unser Energielevel ist instabil

Unterteilen wir unseren Tag von ca. 16 wachen Stunden, dann stellen wir fest, dass sich Phasen von geistiger Proaktivität, Aktivität und Inaktivität auf jeweils ca. ein Drittel aufteilen. Individuelle Präferenzen weichen voneinander ab, doch die meisten Menschen, mit denen ich arbeite, berichten von einem absoluten Leistungshoch zwischen 10-12 Uhr sowie 16-19 Uhr und einem Leistungstief nach dem Mittagessen bis in den frühen Nachmittag hinein.

Aufschieberitis und der ganz normale Bürowahnsinn

Während das Konzept des Biorhythmus für Sie sicherlich nicht neu ist, möchte ich Sie mitnehmen in den spannenden Vergleich zwischen „Soll“ und „Ist“. Wenn Sie ähnlich ticken wie der breite Querschnitt der Bevölkerung, dann kommen Sie morgens verhältnismäßig ausgeruht und energiegeladen an Ihren Arbeitsplatz. Sie schalten den Computer an und arbeiten sich fröhlich durch die wartenden 59 Emails, größtenteils mit Kleinkram. Sie erledigen ein paar Telefonate, beantworten Anfragen der hineinkommenden Kollegen und nehmen an Meetings teil.

Die Idee: vormittags erstmal „was wegschaffen“, damit Sie sich nachmittags endlich um das schon lange liegengebliebene Konzept oder die drückenden Mitarbeiterbeurteilungen kümmern können. Und dann? Lassen Sie mich raten: Die Energie fehlt. Sie können sich einfach nicht aufraffen, Sie kommen nicht so richtig rein, die Konzentration ist schnell wieder weg. Sie schelten sich für Ihre Prokrastination und nehmen sich fest vor, dass morgen alles anders wird (Dann aber wirklich! Also wirklich-wirklich!)

Willenskraft aktiv managen

Aus psychologischer Sicht hatten Sie mit Ihrem bisherigen System nie eine Chance. Wer sich vormittags mit den kleinen Ärgernissen des Alltags beschäftigt, dem fehlt am frühen Nachmittag (zu einer Zeit, die ohnehin von Energielosigkeit geprägt ist), einfach die Willenskraft, sich diszipliniert mit Denkarbeit zu beschäftigen.

Versuchen Sie es stattdessen mit folgenden Schritten:

  • Unterteilen Sie bewusst Ihren Arbeitstag in proaktive, aktive und inaktive Zeiten. Machen Sie sich eine kleine Tabelle, in der Sie nach Stunden geteilt Ihre Aufmerksamkeit aufschlüsseln.
  • Definieren Sie die benötigte Aufmerksamkeit, die Sie für Ihre derzeitigen Aufgaben benötigen. Konzeptionelle Arbeit braucht fast immer pro-aktive Aufmerksamkeit. In Meetings genügt meist aktive Aufmerksamkeit. Für viele Standard-E-Mails und Telefonate für organisatorische Fragestellungen reicht inaktive Aufmerksamkeit.
  • Eine detaillierte Planung des Tagesablaufs nach Aufmerksamkeitsspannen ist nicht für jeden möglich. Aber: Machen Sie sich Gedanken, wie Sie im größtmöglichen Rahmen Aufgabenart mit der benötigten Aufmerksamkeit matchen können.

Kurzum: Identifizieren Sie Aufgaben, die die größte Willenskraft benötigen, mit den Zeiträumen, in denen Sie die größte Willenskraft haben. Lassen Sie ganz bewusst „Kleinkram“ für Tageszeiten liegen, in denen Ihr Energielevel nur für einfach Routinearbeiten ausreicht.

Und bitte gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Diese Art des Arbeitens entspricht (leider) nicht dem normalen Bürowahnsinn, der „schnell abarbeiten“ und „ständig erreichbar“ viel zu oft mit „guten Arbeitsergebnissen“ verwechselt. Seien Sie smarter – Ihre Ergebnisse wie auch Ihre persönliche Zufriedenheit werden es Ihnen danken!

Fazit

Aufschieberitis bzw. Prokrastination ist häufig nur ein Ausdruck von schlechter Tages- und Aufgabenplanung. Psychologische Untersuchungen weisen darauf hin, dass die menschliche Willenskraft eine begrenzte Ressource ist, die sich über den Tagesverlauf aufbraucht. Wer anstrengende, konzeptionelle Aufgaben auf Niedrigenergiephasen verschiebt, der darf sich nicht über mangelnde Erledigung wundern. Identifizieren Sie stattdessen das benötigte Aufmerksamkeitslevel für Ihre Tätigkeiten und planen Sie Ihren Tag entsprechend, so dass Sie alle wichtigen Aufgaben mit Energie erledigen können.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff arbeitet als Business Coach und Teamentwicklerin daran, dass Menschen in weniger Zeit und mit weniger Stress bessere Ergebnisse erreichen können. Mehr Informationen zu ihrer Arbeit in Berlin, Hamburg, Lübeck und per Webkonferenz.

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