Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Artikel enthält unbezahlte Nennung von Produktnamen

Auch, wenn es bei uns noch keine Ausgangssperren gibt: Viele von uns sind in den letzten Tagen auf unbestimmte Zeit ins Home-Office gezogen. Für die meisten Organisationen und Mitarbeiter(1) kommt das spontan und ohne die Vorbereitung, die sie sich dafür gewünscht hätten.

Die Arbeit im Home-Office hat viele gute Seiten, bringt allerdings auch einige Herausforderungen für Führung, Zusammenarbeit und persönlicher Produktivität mit sich. In den nächsten Tagen werde ich zu allen drei Bereichen Artikel veröffentlichen.

Heute starten wir mit dem Thema Zusammenarbeit. Große Kopfschmerzen bereiten Teams momentan:

  • Der Kontakt zu den Kollegen fehlt.
  • Die Abstimmung im Team wird schwerer.
  • Informationen kommen nicht bei jede:m in ausreichendem Maße an.
  • Einige Kollegen hatten bisher wenig Berührungspunkte mit neuen Medien und fühlen sich technisch überfordert.
  • Es fehlt an einer Grundausstattung an kollaborativen digitalen Möglichkeiten.

Hier einige Tipps für Sie, um die ersten Schritte in Richtung guter digitaler Zusammenarbeit zu gehen. PS: Bitte lesen Sie ganz bis zum Ende, dort erhalten Sie eine zusätzliche Hilfestellung für die Implemetierung!

1. Definieren Sie schnellstmöglich einige kollaborative Tools

Je weniger Sie in der realen Welt zum Austausch kommen, desto wichtiger ist es, im Home-Office aktiv die weggefallenen Kommunikationswege abzubilden. Als Grundausstattung benötigen Sie mindestens eine Möglichkeit der visuellen Kommunikation sowie ein Chat-Tool, dass sowohl den projektbezogenen Austausch unter mehreren als auch 1:1 ermöglicht und ebenso eine Möglichkeit für Small-Talk bietet.

Wenn Sie bereits mit den Produkten von Microsoft arbeiten, dann können Sie sich Zugang zu Microsoft Teams beschaffen. Das Produkt bietet u.a. die Möglichkeit für Online-Besprechungen und Webkonferenzen als auch für Chats.

Google Hangouts sowie Zoom bieten sich als guter Ersatz für Online-Meetings an. Beide sind intuitiv bedienbar und in ihren Grundfunktionen kostenlos.

Chats können Sie alternativ gut mit Skype oder Slack abbilden. Wie Microsoft Teams bietet auch Slack die Möglichkeit, mehrere Kanäle (Channels) für verschiedene Arten der Unterhaltung zu bilden, z.B. organisiert nach Themen, Projekten, Teams oder auch einfach für den Kaffeeklatsch.

Und wer arbeitet jetzt eigentlich an was? Wenn alle in ihren eigenen vier Wänden sitzen, dann fällt die Funktion von „nebenbei eine Übersicht an der Kaffeemaschine erhalten“ flach. Trello ist ein weiteres kostenloses Tool, Projekte auf intuitive Weise zu organisieren und für alle den Arbeitsfortschritt inklusive Rollen einfach und übersichtlich zu visualisieren.

2. Suchen Sie 1-2 Kollegen, die Lust haben, alle ins Boot zu holen

Wie geht es Ihnen beim Lesen von Absatz 1? Alles klar oder schon Kopfschmerzen? Bitte bedenken Sie, dass Sie im Team unterschiedliche Kenntnisstände haben, was den Einsatz von digitalen Tools anbelangt. Auch Personen, die sich eigentlich gut auskennen, müssen sich in neue Systeme und Programme „einfuchsen“.

Nichts ist frustrierender, als auf einmal in einer Webkonferenz zu stecken und überhaupt nicht zu verstehen, was da jetzt passiert und was man machen soll.

Definieren Sie nach Möglichkeit 1-2 Kollegen, die Lust haben, alle auf den benötigten Kenntnisstand zu bringen. Wichtig ist, dass jede:r ausreichend Zeit bekommt, sich auf die neuen Tools einzustellen. Geben Sie sich im Team die Möglichkeit, stressfrei auszuprobieren und sich einzudenken. „Coachen“ Sie weniger erfahrene Teammitglieder, damit alle Lust haben, sich einzubringen. Denken Sie daran: Kollaborative Tools funktionieren nur dann, wenn auch die Bereitschaft zur Kollaboration da ist!

3. Nutzen Sie Fernwarte bei Problemen

Da kommt jemand in der Installation einfach nicht weiter? Zu erklären (oder zu verstehen), wo jemand gerade hängt, kann sehr zeitintensiv und nervig sein. Ein tolles Tool zur Hilfe aus der Ferne ist der Team Viewer (auch kostenlos). Hiermit können Sie den Kollegen sehr schnell und einfach einen Fernzugriff bzw. eine Fernwartung ermöglichen, wenn Sie einfach nicht mehr weiterkommen!

4. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation – aber mit Standards!

Was sich im Büroalltag einfach findet, muss vom Home-Office aus bewusst forciert werden.

  • Machen Sie mit dem gesamten Team ein tägliches Check-In. Nicht zur Überprüfung, sondern um alle mit Informationen abzuholen und sich als Team gut zu organisieren. In Anlehnung an Scrum ist es völlig ausreichend, drei Fragen zu beantworten: Woran habe ich gestern gearbeitet? Welche Hindernisse hatte/habe ich? Woran werde ich heute arbeiten? Steigen Sie nicht in eine inhaltliche Diskussion ein, sondern lassen Sie jede:n berichten. So halten Sie das Meeting knackig kurz, alle sind auf dem neusten Stand und können sich später in Kleingruppen zusammenfinden.
  • Definieren Sie einen Small-Talk-Termin. Schon gewusst? Etwa 20% der täglichen Arbeitszeit geht für Small-Talk drauf. Was auf den ersten Blick nach Zeitverschwendung klingt, ist ein wichtiger Bestandteil des menschlichen Kommunikationsbedürfnisses und steigert sowohl Teamgefühl als auch Wohlbefinden ungemein. Definieren Sie im Team eine feste Zeit pro Tag, an dem optional jede:r teilnehmen darf, der sich locker austauschen möchte. Kaffee, Tee und Kekse sind dazu ausdrücklich erwünscht!

5. Definieren Sie ein paar grundlegende Regeln der digitalen Kommunikation, damit Sie sich nicht gegenseitig frustrieren

Nichts ist nerviger als Online-Meetings, die komplett unstrukturiert und disziplinlos ablaufen. Störgeräusche im Hintergrund, alle reden auf einmal, niemand hält Kernideen fest, die Hälfte hat keine Webcam an…so wird das Online-Meeting zum Frust!

Definieren Sie lieber gleich ein paar grundlegende Regeln, damit Sie Ihre Online-Abstimmungen als Gewinn wahrnehmen:

  • Es gibt eine definierte Person, die die Moderation übernimmt.
  • Jede:r Teilnehmer:in loggt sich bereits einige Minuten früher ein, um sicherzustellen, dass die Technik funktioniert und Sie pünktlich starten können.
  • Alle schalten ihre Webcam an und gehen sicher, dass sie auch sichtbar sind (z.B. keine Schatten im Gesicht).
  • Alle stellen ihre Mikrophone auf lautlos, außer der Person, die gerade spricht.
  • Ab und an nehmen Sie sich für ein kurzes „aha“ oder „ja“ aus dem Lautlos-Modus („Mute“), damit die Person, die gerade spricht, ein kleines Lebenszeichen bekommt.
  • Jeder meldet Wortbeiträge z.B. im Chat an, damit nicht alle auf einmal reden.
  • Es gilt die Devise „So lang wie nötig, so kurz wie möglich.“ Halten Sie Meetings kurz, damit niemand währenddessen abschweift. Disziplinieren Sie sich selber, während des Meetings alle Störfaktoren aus- oder auf lautlos zu schalten (Mailprogramme, WhatsApp, Telefon,..).
  • Nutzen Sie eine unterstützende Visualisierung, z.B. in dem der Moderator seinen Bildschirm freigibt und Kerninhalte festhält. Google Docs ermöglicht, dass alle Teammitglieder zeitglich an einem Dokument arbeiten können. Mural ist eine geniale Möglichkeit, eine Metaplanwand zur gemeinsamen Arbeit abzubilden.
  • Wie auch in einem Meeting im Büro sollten Sie die Kernergebnisse festhalten und an abwesende Teammitglieder verteilen.

Und jetzt? Professionelle Hilfe macht’s leichter!

Die Zusammenarbeit über virtuelle Tools ist kein Hexenwerk. Mit einer professionellen Unterstützung gelingt es allerdings einfacher. Zu diesem Zwecke haben wir von Profitraining drei interaktive Webinare gestaltet, in denen Sie die Grundlagen von digitaler Zusammenarbeit, Führung und Selbstmanagement kennenlernen. In 1,5 Stunden thematisieren wir die wichtigsten Aspekte, probieren Tools aus und beantworten Ihre Fragestellungen. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung! Weitere Infos finden Sie https://profitraining.net/onlineseminare/

(1) Gemeint sind immer alle Geschlechter gleichermaßen. Aus Gründen der Leserlichkeit habe ich mich für die männliche Form entschieden.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Als Productivity Coach unterstütze ich Sie gerne bei der Einführung bzw. Optimierung von digitaler Team-Kommunikation!

So verpassen Sie garantiert nichts!

Möchten Sie regelmäßig Updates erhalten? Der Newsletter erscheint 1x/Monat, ist natürlich kostenlos und enthält Tipps und Informationen zu den Themen Zeitmanagement, Selbstorganisation, Teameffektivität, Mindfulness, New Work und Leadership. Zusätzlich erhalten Abonnenten des Newletters kostenlosen Zugang zu meinem Downloadbereich. (Bei Nichtgefallen kann er jederzeit einfach per Klick abgemeldet werden.)


Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiere sie.

Einstellungssache: Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für entspannte Produktivität

Auch wenn Sie nicht alle Stressquellen aus Ihrem Alltag entfernen können, nehmen Sie sich doch ein Beispiel an der schwedischen Arbeitskultur.

Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für
entspannte Produktivität

Wieso machen 90% der schwedischen Firmen "Fika" und warum lachen Finnen über Überstunden?

„Wenn man beginnt, seinem Passfoto ähnlich zu sehen, sollte man in den Urlaub fahren.‘‘– Ephrahim Kishon

Auch wenn dieser Einstieg vermutlich zum Schmunzeln anregt, schauen Sie sich einmal in Ihrem Büro um. Sehen Ihre Kollegen* ausgelaugt und gestresst aus? Sie selbst vielleicht auch? In diesem Artikel möchte ich Ihnen zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße an die Hand geben, mit denen Sie entspannter durch den Alltag kommen – auch ohne Urlaub in der schwedischen Holzhütte!

Wieso verspüren Sie mehr Stress als vor ein paar Jahren?


Heutzutage leben wir in einer Welt, die von Reizüberflutung und einem steigenden beruflichen Leistungs- und Termindruck gekennzeichnet ist. Unternehmen wollen stetig ihre Performance verbessern und gleichzeitig Kosten niedrig halten. Für Sie als Mitarbeiter bedeutet das meist „mehr Arbeit auf weniger Köpfe verteilt“.

Auch die Verfügbarkeit hat sich verändert. Während man vor Jahrzehnten noch in den Feierabend verschwand und bis zum nächsten Tag nichts mehr von der Arbeit hörte, spüren wir heute die explizite oder implizite Erwartung, ständig erreichbar zu sein.

In Gedanken sind wir quasi immer auf der Arbeit. Aber: Muss das sein? Und ist das am Ende des Tages wirklich produktiver? Die Arbeitskultur in Schweden beweist: nein. Die schwedische Wirtschaft boomt, und gleichzeitig ist das Stresslevel sowohl bei Angestellten als auch bei Führungskräften im europäischen Vergleich niedrig. Im World Happiness Report, dem internationalen Glücksranking, belegt Schweden immer wieder einen der vorderen Plätze.

Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für bessere Ergebnisse bei weniger Stress

 

Hinterfragen Sie Ihre Einstellung zum Thema „Pause“

Wussten Sie, dass das Gehirn bis zu 20 Prozent des Energieverbrauchs benötigt und damit unter den Organen ein wahrer Energiefresser ist? Die Verarbeitung von Informationen ist Schwerstarbeit für Ihr Gehirn. Insbesondere, wenn wir viele neue Informationen aufnehmen und verarbeiten müssen, kommt der Zeitpunkt, an dem wir nicht mehr aufnahmefähig sind. Was tun Sie, wenn Ihr Kopf voll ist? Zwingen Sie sich, weiterzuarbeiten? Jorge Bucay hat zu dieser Thematik eine schöne Geschichte verfasst, die ungefähr so geht:

Es war einmal ein Holzfäller, der eine neue Arbeit aufnahm. Am ersten Tag schaffte er 20 Bäume, am zweiten Tag bei gleicher Anstrengung nur 10 Bäume. Am dritten Tag legte er sich so richtig ins Zeug und arbeite bis zur Erschöpfung, schaffte aber nur 5 Bäume. Beschämt trat er vor seinen Vorarbeiter und bat um Entschuldigung. Der Vorarbeiter fragte ihn: „Wann hast du denn das letzte Mal deine Axt geschärft?“ Der Holzfäller antwortete: „Die Axt geschärft? Dazu hatte ich keine Zeit! Ich war zu beschäftigt damit, Bäume zu fällen“.

Als Wissensarbeiter ist Ihr Kopf Ihre Axt. Denkpausen sind kein „nice to have“, sondern ein absolutes Muss sowohl für Ihr Wohlbefinden als auch für Ihre Arbeitsergebnisse. Wer keine regelmäßigen Pausen einlegt, der wirkt vielleicht fleißiger, erreicht aber am Ende des Tages weniger.

Schwedische Firmen haben die Kraft der Pausen schon längst verstanden: Eine gemeinsame Kaffeepause, genannt „Fika“, gehört fest zur Arbeitskultur und wird an 90% der schwedischen Arbeitsplätze gepflegt. Am Vor- oder Nachmittag verabredet man sich mit Kollegen und Vorgesetzten im Pausenraum, trinkt Kaffee, knabbert Gebäck und bespricht alles vom letzten Urlaub bis zum aktuellen Budget. Für Deutsche mag das unproduktiv wirken, doch Umfragen zufolge glaubt die Mehrheit der Schweden, dass sie durch die gemeinsame Kaffeerunde effektiver arbeiten. Ich glaube das sofort: Es werden wichtige Informationen ausgetauscht, Missverständnisse behoben und der Teamzusammenhalt gestärkt.

Hinterfragen Sie Ihre Einstellung zum Thema „Überstunden“

Die Gründe für Überstunden sind vielfältig: Der eine nutzt sie, um sich ein paar mehr Euro am Ende des Jahres auszahlen zu lassen, der andere findet abends einfach keinen Absprung, weil der Schreibtisch immer noch so voll ist wie bei Arbeitsbeginn.

Der häufigste Grund, weswegen Überstunden gemacht werden, ist meiner Beobachtung nach aber ein ganz banaler: Es sieht gut aus! Überstunden zeugen von besonderem Einsatz. Je wichtiger der Arbeitsplatz, desto mehr Überstunden. Ein besonders krasses Beispiel habe ich selbst vor Jahren als Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens erlebt. Die unausgesprochene Regel in einer benachbarten Abteilung war: Man geht nicht vor 19 Uhr, auch wenn die Arbeit längst erledigt ist. Wer früh geht, gilt als weniger motiviert. Was für ein Quatsch!

Während in Deutschland Anwesenheit mit Leistung gleichgesetzt wird, gibt es Skandinavien weder gesellschaftliche Akzeptanz noch Anerkennung dafür, für die Arbeit die Freizeit zu opfern. Ganz im Gegenteil: Wer fertig ist, ist fertig, auch mal eine Stunde vor dem eigentlichen Feierabend.

Augenöffnet war für mich ein Gespräch mit einer finnischen Kollegin. Die deutsche Eigenart, Überstunden als besonderen Einsatz zu verstehen, entlockte bei ihr nur ein Schmunzeln. „In Finnland“, sagte sie, „machen Überstunden nur Menschen, die ihren Job nicht im Griff haben. Wer gut organisiert und kompetent ist, der schafft seine Arbeit in der vorgegebenen Zeit.“

Fazit

Auch wenn Sie nicht alle Stressquellen aus Ihrem Alltag entfernen können, nehmen Sie sich doch ein Beispiel an der schwedischen Arbeitskultur, integrieren Sie mehr Pausen in den Alltag und überdenken Sie Ihre Einstellung zu Überstunden. Während in Deutschland Fleiß ohne Pause und Arbeitseinsatz ohne Ende mit Produktivität gleichgesetzt werden, weiß man in Schweden: Wer nicht lebt, kann auch nicht arbeiten. Und wer glücklich und stressarm arbeitet, der schafft mehr in weniger Zeit.

*Aus Gründen der Leserlichkeit wird nur die männliche Form verwendet. Gemeint sind immer alle Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen.

Bild von Steve Cliff auf Pixabay



Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff unterstützt als Productivity Coach Einzelpersonen von der Mitarbeiterin bis zur Führungskraft sowie ganze Teams dabei, bei weniger Stress mehr zu erreichen. Sie hat Büros in Hamburg, Berlin und Lübeck, gibt Firmenseminare deutschlandweit und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Einzelcoachings in ganz Europa.

So verpassen Sie garantiert nichts!

Möchten Sie regelmäßig Updates erhalten? Der Newsletter erscheint 1x/Monat, ist natürlich kostenlos und enthält Tipps und Informationen zu den Themen Zeitmanagement, Selbstorganisation, Teameffektivität, Mindfulness, New Work und Leadership. Zusätzlich erhalten Abonnenten des Newletters kostenlosen Zugang zu meinem Downloadbereich. (Bei Nichtgefallen kann er jederzeit einfach per Klick abgemeldet werden.)


Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiere sie.