5 Tipps für eine effektive
Kalender-Hygiene

5 Tipps für eine effektive Kalender-Hygiene und ein besseres Zeitmanagement

Ein gut gepflegter Kalender ist eine hervorragende Methode, um das persönliche Zeitmanagement zu optimieren. Nicht nur zu wissen, wann Sie mit wem an welchem Ort sein müssen, sondern auch Vor- und Nachbereitungen sowie Aufgabenerledigung eingeplant zu haben, erzeugt ein Gefühl von Machbarkeit und Kontrolle.

Anders herum kann der Kalender auch ein Stressor sein, z.B.:

– wenn er so voll ist, dass die Freizeit keinen Platz mehr hat;
– wenn der Terminplan mehrmals täglich auf den Kopf gestellt werden muss;
– wenn er so sporadisch gepflegt wird, dass auf ihn kein Verlass ist.
– Wenn er unübersichtlich ist und zur Verzettelung beiträgt.

Deshalb möchte ich Ihnen 5 Tipps mitgeben, mit denen Sie Ihren Kalender möglichst effektiv nutzen und Ihr Zeitmanagement verbessern:

1. Synchronisieren Sie Ihre verschiedenen Kalender

Manche Personen haben einen elektronischen Kalender, andere schreiben Termine lieber in ein kleines Buch. Einige haben nur einen privaten oder beruflichen, einige beides. Aber passen Sie auf, dass Ihnen Ihr System nicht auf die Füße fällt. Schnell passiert es, dass Sie Termine in ihrem Papier-Kalender eingetragen haben, die noch nicht im elektronischen Kalender eingepflegt wurden – und schon vergessen einen wichtigen Termin.

Wenn Sie an mehreren Kalendern festhalten möchten, dann synchronisieren Sie diese sehr diszipliniert. Elektronische Kalender lassen sich meist ineinander integrieren – Outlook und Google Kalender zum Beispiel. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, dann hilft Ihnen dieser Artikel weiter – oder Sie machen es wie ich und suchen auf Youtube nach einem Hilfevideo dazu.

Wenn Sie parallel einen elektronischen und Papierkalender führen, dann setzen Sie sich einmal täglich (vielleicht zum Arbeitsende) einen Reminder, um einen Abgleich zu machen.

Meine klare Empfehlung ist jedoch: Führen Sie nur einen Kalender für Privates und Geschäftliches, und zwar einen elektronischen, auf den Sie auch vom Handy aus Zugriff haben. Sie können private Termine einfach ,,privat“ stellen. Andere sehen dann nur, dass Sie nicht verfügbar sind, aber keine Details.

Wie alles im Leben ist der Umstieg erst einmal ungewohnt. Sie werden aber feststellen, dass Sie sich schon nach einer Woche an Ihr neues System gewöhnt haben. Eine kurze Umstellungszeit mit vielen Vorteilen!

2. Strukturieren Sie Ihren Kalender

Ein Kalender entlastet dann Ihr Zeitmanagement am meisten, wenn er auf einen Blick alles Wichtige anzeigt und Ihren Kopf komplett entlastet.

  • Nutzen Sie Farben für verschiedene Arten von Einträgen. In meinem Kalender sind berufliche Termine lila, private Termine rot, Geburtstage gelb, usw.Tragen Sie in die Terminbeschreibung alles Notwendige ein, was Sie für den Termin wissen müssen (Achtung: Tipp 5 beachten!).
  • Lassen Sie sich durch Ihren Kalender sinnvoll erinnern: an Geburtstage zwei Wochen vorher, an Inhouse-Meetings eine halbe Stunde vorher, usw. Wenn Sie Termine außer Haus haben, tragen Sie dazu schon einmal den genauen Ort ein. Einige Kalender erinnern Sie nicht nur an den Termin, sondern berechnen auf Ihre Fahrtzeit und lassen Sie wissen, wann Sie losfahren sollten.
  • Mit vielen Handys und Smartwatches können Sie Termine sogar per Sprachsteuerung eingeben.

All diese Einstellungen können Ihnen für Ihre Kalenderstruktur helfen. Probieren Sie die verschiedenen Funktionen aus und schauen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen bei der Pflege Ihres eigenen Kalenders guttun.

3. Lassen Sie sich einladen

 

Seien Sie die einzige Person, die aktiv Dinge in Ihrem Kalender verändern darf. Geben Sie anderen nicht die Berechtigung, Ihnen selbstständig Termine einzustellen. Bitten Sie andere darum, Ihnen stattdessen eine Kalender-Einladung zu senden. So vermeiden Sie einen von Zauberhand gefüllten Kalender, der zum Bersten voll ist.

4. Blocken Sie Ihre Zeit

 

Wieso Sie keine Zeit mehr für sich selbst haben? Wahrscheinlich, weil Sie ihre Freizeit verkürzen und diese durch zusätzliche Termine oder Überstunden ersetzen. Weit verbreitet ist es auch, seine Pause nicht zu nutzen oder mit der Tupperdose auf dem Schreibtisch weiterzuarbeiten. Das ist keine Pause! Um mit Ihren Aufgaben voranzukommen, ist es wichtig, dass Sie Ihren Kopf frisch halten. Blocken Sie Pausenzeiten in Ihrem Kalender, ebenso wie z.B.:

  • Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Wichtige Aufgaben, die Sie gerne fokussiert an einem Stück erledigen wollen
  • Eine halbe Stunde Zeit für Organisation bei Arbeitsbeginn und zum Feierabend

5. So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Ihr Kalender dient der Übersicht, was in der nächsten Zeit anstehen wird. Überfrachten Sie ihn nicht mit Notizen, die Ihnen diese Übersichtlichkeit nehmen. Manchmal ist weniger mehr. Schreiben Sie nur das Wichtigste in Ihren Kalender. Ein extra Notizdokument können Sie auch fernab des Kalenders führen.

Eine Kalenderhygiene hilft Ihrem Zeitmanagement ungemein

Gönnen Sie sich jeden Tag einige Minuten, um sich gut zu organisieren. Halten Sie Ihren Kalender auf dem neusten Stand, legen Sie Ihre Notizen vernünftig ab und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. „Das Genie beherrscht das Chaos“ ist für das eigene Zeitmanagement und die Selbstorganisation kein guter Leitspruch. Gewinnen Sie durch ein gut gepflegtes System an Sicherheit und Vermeiden Sie Zeitverluste durch Verplantheit, Überfrachtung, Unvollständigkeit und Umhersuchen.

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Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff ist Coach für Zeitmanagement, Selbstorganisation und stressfreies Arbeiten.