Endlich wieder „Zeit für mich“

Endlich wieder "Zeit für mich"

Wie Sie trotz Stress noch Zeit für sich selbst finden

Wann haben Sie sich eigentlich zuletzt Zeit für sich selbst genommen, um Ihre Batterien wieder aufzuladen?

Sich für sich selbst Zeit zu nehmen klingt einfach, wird aber immer schwieriger. Überall sind wir erreichbar und können binnen Sekunden aus unserer Erholung herausgerissen werden. Stress, Hektik und Überforderung übernehmen unseren Alltag und wir merken, wie uns immer mehr Energie fehlt.

Warum Zeit für Erholung kein Luxus ist

Kennen Sie einen Menschen auf dieser Welt, der bei dauerhaftem Stress immer gesünder wird? Wohl kaum.Dauerstress führt wissenschaftlich erwiesen zu einer konstanten Abnahme der Leistungsfähigkeit. Schuld ist das Stresshormon Cortisol, das der Körper bei langanhaltendem Stress ausschüttet und das auf Dauer die Synapsen im Gehirn angreift. Entspannung und Anspannung müssen zwingend im Gleichgewicht stehen, um Ihre geistige Leistungsfähigkeit und damit Ihre Produktivität zu wahren.

Überlegen Sie sich einmal, wann Sie sich zuletzt entspannt und geistig frei gefühlt haben. Anschließend denken Sie bitte an den letzten Moment, wo Sie sich als gestresst oder genervt erlebt haben. Wenn die kraftlosen Phasen dominieren, dann besteht dringender Handlungsbedarf!

Wieso haben Sie so wenig Zeit für sich selbst?

Stellen Sie sich Ihre nächste (wahrscheinlich vollgepackte) Woche vor. Was tun Sie, wenn Sie eine weitere Terminanfrage bekommen? Sie werden vermutlich versuchen, den Termin in den Kalender zu quetschen, Überstunden zu machen oder Ihre Freizeit für etwas zu verwenden, dass Ihnen keine Freude bereitet.

Gerade was Termine angeht, haben wir es verlernt, Nein zu sagen oder ein Datum zu finden, das uns entspannt in den Kalender passt. Wir sagen „ja“ zu Terminen und „nein“ zu Zeit für uns. Blind nehmen wir an, dass wir die Zeit für uns noch nächste Woche nachholen können. Doch seien Sie ehrlich: Werden Sie nächste Woche wirklich Zeit für sich selbst haben oder nehmen, nach dem Sie es diese Woche schon nicht geschafft haben?

Wie nehmen Sie sich Zeit für sich selbst?


Schritt 1: Definieren Sie, was Entspannung für Sie bedeutet.

Das Empfinden von Entspannung ist individuell sehr unterschiedlich. Für den einen bedeutet Erholung ein Besuch in der Sauna, für den anderen ein Abend mit Freunden. Wo liegen Ihre persönlichen Präferenzen? Listen Sie all die Dinge auf, die Ihnen einfallen. Aussortieren können Sie später immer noch.

Besonders Menschen, die schon lange keine Zeit mehr für sich genommen haben (z.B. Eltern von kleinen Kindern und/oder beruflich extrem eingespannte Personen) fällt schon dieser erste Schritt schwer. Hier hilft häufig der Blick in die Vergangenheit: Was haben Sie vor dieser stressigen Phase gerne gemacht?

Schritt 2: Definieren Sie einen angemessenen Rahmen für sich

Hand aufs Herz: Auch wenn eine Stunde am Tag für sich selbst sicherlich schön wäre, umsetzen kann das nicht jeder. Starten Sie lieber klein, aber realistisch: der freie Abend mit Freunden, die Stunde für den Lieblingssportkurs oder der entspannte Spaziergang nach Hause statt der Rückfahrt mit dem Bus.

„Zeit für mich“ soll etwas sein, dass Sie entspannt und Ihnen nicht noch mehr Stress erzeugt.

Schritt 3: Machen Sie es fix

Egal, wieviel Zeit Sie für sich definiert haben: Sorgen Sie dafür, dass Sie sich diese Zeit auch wirklich nehmen und sie nicht in der „Dringlichkeit des Alltags“ wieder untergeht.

Blocken Sie die Zeit in Ihrem Kalender, gehen Sie eine verbindliche Verabredung ein und kommunizieren Sie Ihr Vorhaben mit Ihren Liebsten – Absichtserklärung nennt die Psychologie das.

Schritt 4: Verbessern Sie Ihre Abläufe

Haben Sie sich doch einen Termin in die zuvor definierte ,,Me-Time‘‘ geschrieben?

Versuchen Sie, Ihr Verhalten direkt am nächsten Tag zu verbessern und evaluieren Sie, wie es zu diesem Bruch mit sich selbst gekommen ist. Was können Sie bei der nächsten Planung verbessern?

Zeit für sich selbst ist und bleibt wichtig

Wenn Sie jeden Tag voller Energie bewältigen wollen, dann kommen Sie um regelmäßige, bewusst genommene Zeiten der Erholung nicht herum. Gerade in der heutigen Zeit besteht der Alltag aus Reiz- und Informationsüberflutung. „Volle Kraft voraus“ mag eine Zeit funktionieren, doch ein Cortisol-Dauerpegel wird sich mit der Zeit negativ auf Ihre Gesundheit und Produktivität auswirken. Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, auch wenn Ihnen das schwerfallen mag. Sie tun es für Ihre Gesundheit.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

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Schluss mit dem „Loud Nonsense“

Schluss mit dem „Loud Nonsense“!

In seiner Biographie erzählt Warren Buffett von einem illustren Abendessen im Juli 1991 bei Bill Gates‘ Vater. Dieser stellte den Anwesenden eine interessante Frage: „Welcher wichtige Faktor hat euch dahin gebracht, wo ihr heute steht?“. Gates Jr. und Buffett hatten die gleiche Antwort parat: „Fokus.“

Fokus bedeutet, die volle Konzentration auf eine Aufgabe oder ein Ziel zu lenken und dieses Anliegen ohne Ablenkungen zu verfolgen. Besonders beim Thema Zeitmanagement, Selbstorganisation und Arbeitszufriedenheit ist ein guter Fokus essenziell. Heutzutage kommen Neuigkeiten und Aufgaben in einer Schlagzahl auf uns zu, die es fast unmöglich macht, jemals Oberwasser zu gewinnen. Um überhaupt voran zu kommen, müssen Sie konstant festlegen,

  • auf welche Aufgaben Sie sich konzentrieren wollen,
  • welche Zusatzaufgaben abgelehnt werden müssen und
  • wann Sie welche Aufgaben konsequent zu Ende bearbeiten.

Kurzum: Sie müssen Aufmerksamkeitsmanagement betreiben!

In einem Strom von „loud nonsense“ in der Zeit der zunehmenden Ablenkungsfaktoren ist das gar nicht so leicht. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige leicht umsetzbare Tipps mitgeben, mit denen Sie Ihren Fokus schärfen können und sich weniger ablenken lassen.

  1. Vermeiden Sie Orte mit hohem Ablenkungspotenzial

Wann waren Sie zuletzt so fokussiert, dass Sie die Zeit um sich herum vergessen haben? Die meisten Menschen sind dann besonders konzentriert, wenn sie keine Nebengeräusche wie Gespräche hören. Bevor Sie sich der Bearbeitung einer anspruchsvollen Aufgabe widmen, die viel Ruhe und einen guten Fokus erfordert, sollten Sie sich überlegen, welche Umgebung Sie dafür wählen möchten.

Haben Sie die Möglichkeit, Ihr Büro abzuschließen, die Tür zuzumachen, einen Tag ins Home Office zu gehen oder für eine Weile die Telefonate umzuleiten? Nutzen Sie diese Optionen, damit Sie nicht aus Ihrer Konzentration gerissen werden und effektiv arbeiten können. Übrigens: Wenn das für Sie partout nicht möglich ist, Sie aber dringend mal Ruhe für Ihre Aufgaben brauchen, dann führt kein Weg an einem Gespräch mit Ihrem Vorgesetzen vorbei.

  1. Kommunizieren Sie!

Nanu, widerspricht sich das nicht mit Punkt 1? Keineswegs! Für die meisten von uns ist es nicht ohne weiteres möglich, sich mal eben aus dem operativen Geschäft herauszuziehen. Deshalb: Kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse! Sprechen Sie das Thema „konzentriert arbeiten“ ganz bewusst in Ihrem Team oder Ihrem Büro an.

Sie werden sehen: Ihren Kollegen geht es genauso wie Ihnen. Jeder wünscht sich mal eine störungsfreie Zeit zum Abarbeiten. Treffen Sie gemeinsame Absprachen: Woran erkennen wir, dass jemand Ruhe für sich braucht? Wie schaffen wir eine Telefonschaltung, so dass jeder mal eine Stunde „bimmelfrei“ hat? Können wir vielleicht sogar eine „stille Stunde“ für alle einführen?

  1. Schalten Sie vorübergehend Ihre Benachrichtigungen aus

Wie viele der Nachrichten, die Sie per E-Mail oder auf anderen Kanälen bekommen, sind wirklich sofort und unmittelbar relevant? In den meisten Fällen können diese Nachrichten ein paar Stunden warten, so dass Sie für Ihre Arbeitszeit die Benachrichtigungen der meisten Apps ausschalten können. Möchten Personen Sie wirklich dringend erreichen, wissen sie, dass sie Sie anrufen können.

Legen Sie für sich fest, wann Sie Ihre E-Mails checken wollen und wann das Mailprogramm und andere Apps komplett geschlossen werden. Das hält Sie davon ab, Ihr E-Mail-Programm alle fünf Minuten aufzurufen und wieder auf ein leeres Postfach zu blicken, oder immer wieder durch hereinkommende Mails auf Ihrer Konzentration gerissen zu werden. Die meisten Menschen arbeiten übrigens am Vormittag am konzentriertesten, also verzichten Sie am besten bis nach dem Mittag auf Ihre Mails.

  1. Zähmen Sie Ihren unruhigen Geist

Nicht nur äußere Umstände lenken uns ab, auch unsere Denkprozesse können ganz schön lästig werden. Kaum haben wir uns in eine Aufgabe eingedacht, so piekst unser Geist uns mit nebensächlichen Gedanken, die einfach kein Ende finden wollen.

Fragen Sie sich: Habe ich Gedanken, oder haben meine Gedanken mich? Mit etwas Übung lassen sich Denkprozesse steuern und Gedankenspiralen durchbrechen. Achtsamkeit nennt sich das, wunderbar einzuüben durch regelmäßige Meditation. Sie brauchen dazu übrigens kein Mönch zu werden, einige Minuten Übung am Tag reichen.

  1. Überstrapazieren Sie Ihre Konzentration nicht

Fokussiertes Denken ist Schwerstarbeit für Ihr Gehirn. Arbeitspsychologen sind sich einig: Menschen können ihre Konzentration nur zwischen vier und sechs Stunden aufrecht erhalten, danach ist „aus die Maus.“ Pausen ändern daran übrigens nichts. Wer mit dem Vorsatz zur Arbeit geht, von 9:00 bis 17:00 Uhr fokussiert und voll produktiv zu arbeiten, der muss scheitern.

Unterteilen Sie Ihre anstehende Aufgabe in kleine Teilaufgaben, für die Sie maximal vier Stunden brauchen. Beachten Sie Ihren Biorhythmus und erledigen Sie Aufgaben, die Ihren vollen Fokus benötigen, zu Ihren Hochleistungsphasen. Mails checken und kleine Tasks abarbeiten können Sie auch mit weniger Konzentration.

Sich zu fokussieren, kann man üben!

Einen Fokus zu haben bedeutet, konsequent Prioritäten zu setzen und sich von nebensächlichen Dingen nicht ablenken zu lassen. Diese Fähigkeit ist uns in der heutigen Informationsflut abhandengekommen. Statt uns zu konzentrieren, reagieren wir eher auf spontane neue Impulse und verlieren den Blick für die wichtigsten Dinge.

Die gute Nachricht: Die Fähigkeit zum Fokus können wir wieder entwickeln und trainieren. Distanzieren Sie sich zeitweise vom „loud nonsense“, gehen Sie achtsam mit Ihrer Konzentration um, zähmen Sie Ihren unruhigen Geist und trauen Sie sich, eine Vorreiterrolle in Ihrem Team einzunehmen!

Ich hoffe, dass ihnen meine Tipps dabei helfen, fokussierter zu agieren und die Ihre Zeit besser zu nutzen. Viel Erfolg!

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

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Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen

War es Generationen vor uns noch vergönnt, in Ruhe eine Tagesliste abarbeiten zu können, präsentieren sich unsere Aufgabenlisten heute eher wie die mythologische Hydra: ein To-Do weg, zwei wachsen nach. Da ist es nicht verwunderlich, wenn wir zwar immer wieder mit guten Vorsätzen an unsere Selbstorganisation gehen, nach mehreren Wochen jedoch feststellen müssen, dass das Chaos wieder fest den Alltag übernommen hat.
Das konsequente Führen einer Aufgabenliste ist und bleibt ein zentrales, wirkungsvolles Element der guten Selbstorganisation. Wenn Sie dabei jedoch nicht schlau vorgehen, erzeugen Sie vielleicht mehr Stress als Struktur. In meiner Arbeit als Productivity Coach sehe ich immer wieder drei Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen, die sich jedoch zum Glück schnell beheben lassen:

1. Sie nutzen zu viele To-Do-Listen

Drei Post-its am Computerbildschirm, eine Papierliste neben dem PC, mit bunten Zettelchen markierte Dokumente im Posteingangskorb, Aufgaben in Outlook und dazu noch eine App auf dem Handy…herzlichen Glückwunsch, Sie leben die Definition von „Verzettelung“. Für Ihr Gehirn ist das purer Stress: Ständig springen Sie von einer Liste zur anderen, immer in Gefahr, etwas Wichtiges zu übersehen und damit zu vergessen. Eine To-Do-Liste soll Ihnen Übersichtlichkeit verschaffen und Ihnen nicht noch mehr Arbeit bereiten.

Nehmen Sie sich einige Minuten, um Ihr System (oder Ihren Mangel an einem System) zu hinterfragen: Brauchen Sie wirklich diese ganzen verschiedenen Listen und Markierungen, oder können Sie sie drastisch reduzieren?

Ich selbst arbeite nur mit zwei Haltekörben für meine Aufgaben:

Ein nach dem „Inbox Zero“-Prinzip strukturiertes Mailprogramm, das in einem Action-Ordner alle Aufgaben bündelt,
die sich aus den eingehenden Mails ergeben;

Eine Handy-App, die sich automatisch mit meinen Outlook-Aufgaben synchronisiert und die es mir ermöglicht, von überall aus – sei es im Kundentermin oder im Supermarkt – Aufgaben zu ergänzen. Ich arbeite hier mit Microsoft To-Do, weil mir die einfache Bedienoberfläche gut gefällt,
es gibt aber viele andere gute Programme.

Übrigens:
Auch Aufgaben, die sich aus Papierdokumenten ergeben,
trage ich direkt in meine elektronische Liste und lege das Papier dann in einer gut sortierten Ablage ab.

Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, trage ich zwar in meinen Kalender, sie finden sich aber auch in meiner App.
Diese Aufteilung funktioniert gut für mich, denn mit der regelmäßigen Durchsicht
von nur zwei Listen habe ich 100% Gewissheit, eine komplette Übersicht zu haben.

Was für Sie funktioniert, kann ein ganz anderes System sein. Probieren Sie aus, was für Sie passt, aber kommen Sie ins Handeln –
Ihr Gehirn wird Ihnen für diese Reduktion der Komplexität danken!

2. Viele Aufgaben schaffen es nie auf eine To-Do-Liste

„Auf dem Heimweg Milch kaufen, die Kollegin noch nach der Unterlage fragen, die Badezimmerlampe reparieren – das merk ich mir!“ Sicherlich geht es Ihnen wie den meisten Menschen auch: Einige To-Dos (meist die beruflichen) schaffen es auf eine Liste, viele (oft die privaten Aufgaben) aber auch nicht.

In seinem sehr erfolgreichen Zeitmanagement-Buch „Getting Things Done“ stellt Autor David Allen fest: „Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln – nicht um sie dort zu halten.“ Recht hat er! Warum machen Sie es Ihrem Geist unnötig schwer, sich zu konzentrieren und auf das momentan Wichtige zu fokussieren?

Jede noch so kleine, nicht abgeschlossene Aufgabe stiehlt Ihnen ein bisschen gedankliche Kapazität. Entlasten Sie Ihr Hirn, in dem Sie alle Aufgaben sofort notieren und so aus dem Kopf bekommen. Aus diesem Grund arbeite ich übrigens mit meiner To-Do-App, denn das Handy habe ich immer dabei und kann alles sofort eintragen.

Mein Tipp an Sie: Schaffen Sie in der To-Do-Liste eine Kategorie für eine regelmäßige Gedankenleerung – „Mindsweep“ nennt David Allen das. Sobald Ihnen neue To-Dos einfallen, tragen Sie sie sofort dort ein. Spätestens alle 48 Stunden sollten Sie sich zusätzlich fünf Minuten in Stille mit Ihrer Mindsweep-Liste verbringen und das nachtragen, was im Alltagstrubel doch untergangen ist.

3. Sie machen keine Tagesplanung

Klarheit, Fokus, Entlastung: Wenn ich die Sinnhaftigkeit von Selbst- und Zeitmanagement zusammenfassen sollte, dann mit diesen drei Worten. Mit einer gut strukturierten To-Do-Liste sind Sie schon auf dem richtigen Weg, aber noch nicht ganz da.

Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Hoffnung darauf haben, unsere Aufgaben jemals ganz abzuarbeiten. Um sich nicht im Strudel des Unproduktiven zu verlieren, braucht es daher einen kontinuierlichen Fokus auf das, was tagesaktuell am Wichtigsten ist.

Schaffen Sie in Ihrer To-Do-Liste eine Auswahl und separate Übersicht über alle Aufgaben, die Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wenn Sie eine App nutzen (von deren Sinnhaftigkeit ich Sie nun hoffentlich überzeugt habe), dann finden Sie hier meistens die Kategorie „Mein Tag“ oder so ähnlich.

Nutzen Sie fünf Minuten am Tagesbeginn dazu, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu identifizieren, verschieben Sie sie in Ihre Tagesliste und arbeiten Sie an diesem Tag ausschließlich mit dieser einen Liste – ein wahrer Booster für Fokus und Produktivität.

Profi-Tipps:
Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen und suchen Sie sich ein Zeitfenster für deren Erledigung aus.
Spoiler Alert: Meistens brauchen Sie für die Aufgaben länger, als Sie gedacht haben. Lernen Sie, realistisch zu planen.
Denken Sie daran, dass Sie immer mindestens 30% Ihres Tagesverlaufs als Puffer für unvorhergesehene Aufgaben einplanen!

Ein kleines Fazit

Wohl mit keinem anderen Instrument kann man auf einen Schlag so viel Produktivität in seinen Alltag bringen wie mit gut durchdachten To-Do-Listen.
Führen Sie möglichst wenige Listen, achten Sie auf absolute Vollständigkeit und identifizieren Sie täglich die Aufgaben mit der höchsten Priorität, dann sind Sie auf dem besten Weg zur entspannten Selbstorganisation.

Übrigens: Im nächsten Artikel erkläre ich Ihnen, wie Sie eine großartige und übersichtliche Struktur in Ihre Aufgabenliste bringen. Also – stay tuned! Folgen Sie mir, um die nächsten Artikel nicht zu verpassen, und wenn Sie sofort loslegen wollen, dann buchen Sie doch mal ein Coaching.

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Titelfoto: Photo by Ben White on Unsplash



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Drei einfache Tipps für mehr Produktivität

Drei einfache Tipps, um sofort produktiver zu werden

Drei einfache Zeitmanagement-Tipps,
um sofort produktiver zu werden

Zeitmanagement ist eigentlich ein alter Hut. Eigentlich!
Denn noch nie war die Herausforderung, Zeit produktiv zu nutzen und sich selbst gut zu organisieren, so groß wie heute im Jahr 2020. 
Die gute Nachricht: Es braucht überhaupt kein unheimlich komplexes System, um seine Zeit effizienter zu nutzen.
Manchmal genügen schon kleine Umstellungen im Alltag, um stressfreier und produktiver durch den Tag zu gehen.
Hier drei kleine Tipps für Sie, die für jeden mit wenig Aufwand umsetzbar sind.

Tipp Nr. 1: Push oder nicht push, das ist hier die Frage

Denken Sie auch mindestens einmal am Tag; „Mensch, wo war ich denn jetzt nochmal?“ Unerwartete Anrufe, eine neue E-Mail, eine aufpoppende Benachrichtigung auf unserem Handy: Ein Horror für konzentriertes Arbeiten! Mit jeder Störung werden wir aus unserem Flow gerissen und müssen uns wieder für ein paar Sekunden neu in das eindenken, was wir eben getan haben. Sägeblatt-Effekt nennt man das im Zeitmanagement.
In der hochgradig technologisierten Welt von 2020 sind Ablenkungen zur Normalität geworden. Alle diese kleinen Störungen sind für sich gesehen gar nicht so schlimm, drücken in der Summe aber gewaltig auf unser Produktivitätskonto.

Nun sagen Sie vielleicht: Kein Problem, dann ignoriere ich einfach das ständige Gepiepe. Wenn Sie das wirklich schaffen, dann würde ich gerne mal einen Zen-Kurs bei Ihnen belegen. Wenn Sie aber wie wir Normalsterbliche ticken, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihrer Neugier erliegen und binnen Sekunden auf neue Informationen und Reize reagieren.

Überlegen Sie doch einmal ganz bewusst, welche Quellen der Ablenkung Sie ohne Probleme aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen können. Beispielhaft lohnt sich ein Blick auf die Einstellungen Ihres Smartphones, so dass Sie nur wichtigen Apps erlauben, Ihnen eine Benachrichtigung zu senden. Seien Sie wählerisch, ob und wann Sie Push-Benachrichtigungen brauchen. Müssen Sie wirklich jede Whatsapp-Gruppenbenachrichtigung der Hundesportgruppe mitbekommen, wenn Sie gerade am Jahresbudget arbeiten?

Tipp 2: Überlisten Sie Ihren inneren Junkie

Morgens im Bad höre ich gerne NDR (ja, Sie brauchen nicht zu checken, Sie sind immer noch in dem Artikel zum Thema Zeitmanagement) und freue mich über die sehr amüsante Comedy-Sendung „Wir sind die Freeses.“ Der Catch Phrase aus der Sendung lautet: Leg doch mal das Handy weg!
Klingt auf den ersten Blick wie die Parole eines Waldorf-Lehrers, kann aber tatsächlich Ihre Produktivität immens steigern. Denn Hand aufs Herz, nicht nur werden wir manchmal abgelenkt, wir lenken uns auch ganz gerne selber ab. Gerade bei unbequemen Denkaufgaben ist es doch viel netter, kurz mal etwas „gaaanz wichtiges“ zu googlen.
Dahinter steckt natürlich nur unser kleines Junkie-Hirn, das sich lieber mit interessanten Neuigkeiten füttern lässt, als sich anstrengen zu müssen.

Schalten Sie nicht nur Töne und Benachrichtigungen auf dem Smartphone aus, sondern legen Sie es zeitweise mal bewusst weg. Nicht in die Anzugtasche oder auf den Schreibtisch, sondern wirklich außer Sicht- und Greifweite. Beispielsweise an einen Ort, der es erfordert, aus dem Bürostuhl aufstehen zu müssen – so schaffen Sie eine kleine Barriere, um seltener auf das Smartphone zu schauen.
Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die es Ihnen ermöglicht, wirklich in den Arbeitsflow zu kommen.
Wenn Sie Angst haben, die Zeit zu vergessen, dann stellen Sie lieber einen Timer, als das Smartphone als Uhr zu verwenden.

Tipp Nr.3: Der Zauber des „Lesen“-Email-Ordners

Der Zug fällt aus, das Meeting startet später, das Wartezimmer beim Arzt ist unerträglich voll: ggrrr! Die To-Do-Liste am Schreibtisch ist lang und anstatt produktiv arbeiten zu können, sitzen Sie jetzt hier und möchten vor Ärger am liebsten in den Teppich beißen.
Ungeduldig auf die Uhr zu schauen, bringt Sie nicht weiter, das wissen Sie natürlich.

Nutzen Sie Wartezeiten stattdessen doch lieber produktiv.  Legen Sie sich in Ihrem Email-Postfach einen Unterordner an, den Sie „Lesen“ nennen. Schieben Sie hier sofort alle Nachrichten aus Ihrem Posteingang rein, bei denen von Ihnen keine Handlung erforderlich ist, die Sie aber trotzdem irgendwann einmal lesen möchten. CCs, BCCs, interne Infomails und Newsletter eignen sich dafür bestens.

Dieser einfache Trick hat gleich zwei tolle Effekte:
Ihr Posteingang wird verschlankt,
denn viele Mails bekommen sofort eine neue Heimat und lenken Sie nicht von den wichtigeren Nachrichten ab. Viele Mails wie z.B. Newsletter können Sie sogar automatisch über eine Regel in den Lesen-Ordner schieben.
Die vorher unproduktiven Wartezeiten können Sie nun bestens nutzen
und freuen sich sogar vielleicht über die Gelegenheit, endlich mal Zeit für Ihren Lesen-Ordner zu haben.
Ein ähnliches System können Sie für interessante Online-Artikel einführen, die Sie für einen späteren Abruf mit einem Lesezeichen im Browser versehen.

Fazit

Kleine Tricks mit großer Wirkung: Anstatt viel Zeit mit der Anlage eines komplexen Ordnungssystems zu verschwenden, starten Sie doch einfach mit einer (oder allen dreien) dieser Mini-Umstellungen. Nutzen Sie Ihre Zeit! Sie ist zu begrenzt und zu wertvoll, um verschwendet zu werden.

Zur Autorin

 Linda Wulff ist Productivity Coach und unterstützt Menschen und Teams dabei, stressfreier mehr zu erreichen. Zu ihren Arbeitsschwerpunkten gehören Coachings und Workshops zu den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Fokus, Teamentwicklung und Konfliktklärung. Sie arbeitet größtenteils mit Klientinnen und Klienten in Norddeuschland (Lübeck, Hamburg, Kiel), Berlin oder ortsunabhängig per Webkonferenz wie z.B. Skype.
Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Photo by Andreas Klassen on Unsplash

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