Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Plötzlich im Home-Office – 5 Tipps für gute Zusammenarbeit mit dem Team

Artikel enthält unbezahlte Nennung von Produktnamen

Auch, wenn es bei uns noch keine Ausgangssperren gibt: Viele von uns sind in den letzten Tagen auf unbestimmte Zeit ins Home-Office gezogen. Für die meisten Organisationen und Mitarbeiter(1) kommt das spontan und ohne die Vorbereitung, die sie sich dafür gewünscht hätten.

Die Arbeit im Home-Office hat viele gute Seiten, bringt allerdings auch einige Herausforderungen für Führung, Zusammenarbeit und persönlicher Produktivität mit sich. In den nächsten Tagen werde ich zu allen drei Bereichen Artikel veröffentlichen.

Heute starten wir mit dem Thema Zusammenarbeit. Große Kopfschmerzen bereiten Teams momentan:

  • Der Kontakt zu den Kollegen fehlt.
  • Die Abstimmung im Team wird schwerer.
  • Informationen kommen nicht bei jede:m in ausreichendem Maße an.
  • Einige Kollegen hatten bisher wenig Berührungspunkte mit neuen Medien und fühlen sich technisch überfordert.
  • Es fehlt an einer Grundausstattung an kollaborativen digitalen Möglichkeiten.

Hier einige Tipps für Sie, um die ersten Schritte in Richtung guter digitaler Zusammenarbeit zu gehen. PS: Bitte lesen Sie ganz bis zum Ende, dort erhalten Sie eine zusätzliche Hilfestellung für die Implemetierung!

1. Definieren Sie schnellstmöglich einige kollaborative Tools

Je weniger Sie in der realen Welt zum Austausch kommen, desto wichtiger ist es, im Home-Office aktiv die weggefallenen Kommunikationswege abzubilden. Als Grundausstattung benötigen Sie mindestens eine Möglichkeit der visuellen Kommunikation sowie ein Chat-Tool, dass sowohl den projektbezogenen Austausch unter mehreren als auch 1:1 ermöglicht und ebenso eine Möglichkeit für Small-Talk bietet.

Wenn Sie bereits mit den Produkten von Microsoft arbeiten, dann können Sie sich Zugang zu Microsoft Teams beschaffen. Das Produkt bietet u.a. die Möglichkeit für Online-Besprechungen und Webkonferenzen als auch für Chats.

Google Hangouts sowie Zoom bieten sich als guter Ersatz für Online-Meetings an. Beide sind intuitiv bedienbar und in ihren Grundfunktionen kostenlos.

Chats können Sie alternativ gut mit Skype oder Slack abbilden. Wie Microsoft Teams bietet auch Slack die Möglichkeit, mehrere Kanäle (Channels) für verschiedene Arten der Unterhaltung zu bilden, z.B. organisiert nach Themen, Projekten, Teams oder auch einfach für den Kaffeeklatsch.

Und wer arbeitet jetzt eigentlich an was? Wenn alle in ihren eigenen vier Wänden sitzen, dann fällt die Funktion von „nebenbei eine Übersicht an der Kaffeemaschine erhalten“ flach. Trello ist ein weiteres kostenloses Tool, Projekte auf intuitive Weise zu organisieren und für alle den Arbeitsfortschritt inklusive Rollen einfach und übersichtlich zu visualisieren.

2. Suchen Sie 1-2 Kollegen, die Lust haben, alle ins Boot zu holen

Wie geht es Ihnen beim Lesen von Absatz 1? Alles klar oder schon Kopfschmerzen? Bitte bedenken Sie, dass Sie im Team unterschiedliche Kenntnisstände haben, was den Einsatz von digitalen Tools anbelangt. Auch Personen, die sich eigentlich gut auskennen, müssen sich in neue Systeme und Programme „einfuchsen“.

Nichts ist frustrierender, als auf einmal in einer Webkonferenz zu stecken und überhaupt nicht zu verstehen, was da jetzt passiert und was man machen soll.

Definieren Sie nach Möglichkeit 1-2 Kollegen, die Lust haben, alle auf den benötigten Kenntnisstand zu bringen. Wichtig ist, dass jede:r ausreichend Zeit bekommt, sich auf die neuen Tools einzustellen. Geben Sie sich im Team die Möglichkeit, stressfrei auszuprobieren und sich einzudenken. „Coachen“ Sie weniger erfahrene Teammitglieder, damit alle Lust haben, sich einzubringen. Denken Sie daran: Kollaborative Tools funktionieren nur dann, wenn auch die Bereitschaft zur Kollaboration da ist!

3. Nutzen Sie Fernwarte bei Problemen

Da kommt jemand in der Installation einfach nicht weiter? Zu erklären (oder zu verstehen), wo jemand gerade hängt, kann sehr zeitintensiv und nervig sein. Ein tolles Tool zur Hilfe aus der Ferne ist der Team Viewer (auch kostenlos). Hiermit können Sie den Kollegen sehr schnell und einfach einen Fernzugriff bzw. eine Fernwartung ermöglichen, wenn Sie einfach nicht mehr weiterkommen!

4. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation – aber mit Standards!

Was sich im Büroalltag einfach findet, muss vom Home-Office aus bewusst forciert werden.

  • Machen Sie mit dem gesamten Team ein tägliches Check-In. Nicht zur Überprüfung, sondern um alle mit Informationen abzuholen und sich als Team gut zu organisieren. In Anlehnung an Scrum ist es völlig ausreichend, drei Fragen zu beantworten: Woran habe ich gestern gearbeitet? Welche Hindernisse hatte/habe ich? Woran werde ich heute arbeiten? Steigen Sie nicht in eine inhaltliche Diskussion ein, sondern lassen Sie jede:n berichten. So halten Sie das Meeting knackig kurz, alle sind auf dem neusten Stand und können sich später in Kleingruppen zusammenfinden.
  • Definieren Sie einen Small-Talk-Termin. Schon gewusst? Etwa 20% der täglichen Arbeitszeit geht für Small-Talk drauf. Was auf den ersten Blick nach Zeitverschwendung klingt, ist ein wichtiger Bestandteil des menschlichen Kommunikationsbedürfnisses und steigert sowohl Teamgefühl als auch Wohlbefinden ungemein. Definieren Sie im Team eine feste Zeit pro Tag, an dem optional jede:r teilnehmen darf, der sich locker austauschen möchte. Kaffee, Tee und Kekse sind dazu ausdrücklich erwünscht!

5. Definieren Sie ein paar grundlegende Regeln der digitalen Kommunikation, damit Sie sich nicht gegenseitig frustrieren

Nichts ist nerviger als Online-Meetings, die komplett unstrukturiert und disziplinlos ablaufen. Störgeräusche im Hintergrund, alle reden auf einmal, niemand hält Kernideen fest, die Hälfte hat keine Webcam an…so wird das Online-Meeting zum Frust!

Definieren Sie lieber gleich ein paar grundlegende Regeln, damit Sie Ihre Online-Abstimmungen als Gewinn wahrnehmen:

  • Es gibt eine definierte Person, die die Moderation übernimmt.
  • Jede:r Teilnehmer:in loggt sich bereits einige Minuten früher ein, um sicherzustellen, dass die Technik funktioniert und Sie pünktlich starten können.
  • Alle schalten ihre Webcam an und gehen sicher, dass sie auch sichtbar sind (z.B. keine Schatten im Gesicht).
  • Alle stellen ihre Mikrophone auf lautlos, außer der Person, die gerade spricht.
  • Ab und an nehmen Sie sich für ein kurzes „aha“ oder „ja“ aus dem Lautlos-Modus („Mute“), damit die Person, die gerade spricht, ein kleines Lebenszeichen bekommt.
  • Jeder meldet Wortbeiträge z.B. im Chat an, damit nicht alle auf einmal reden.
  • Es gilt die Devise „So lang wie nötig, so kurz wie möglich.“ Halten Sie Meetings kurz, damit niemand währenddessen abschweift. Disziplinieren Sie sich selber, während des Meetings alle Störfaktoren aus- oder auf lautlos zu schalten (Mailprogramme, WhatsApp, Telefon,..).
  • Nutzen Sie eine unterstützende Visualisierung, z.B. in dem der Moderator seinen Bildschirm freigibt und Kerninhalte festhält. Google Docs ermöglicht, dass alle Teammitglieder zeitglich an einem Dokument arbeiten können. Mural ist eine geniale Möglichkeit, eine Metaplanwand zur gemeinsamen Arbeit abzubilden.
  • Wie auch in einem Meeting im Büro sollten Sie die Kernergebnisse festhalten und an abwesende Teammitglieder verteilen.

Und jetzt? Professionelle Hilfe macht’s leichter!

Die Zusammenarbeit über virtuelle Tools ist kein Hexenwerk. Mit einer professionellen Unterstützung gelingt es allerdings einfacher. Zu diesem Zwecke haben wir von Profitraining drei interaktive Webinare gestaltet, in denen Sie die Grundlagen von digitaler Zusammenarbeit, Führung und Selbstmanagement kennenlernen. In 1,5 Stunden thematisieren wir die wichtigsten Aspekte, probieren Tools aus und beantworten Ihre Fragestellungen. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung! Weitere Infos finden Sie https://profitraining.net/onlineseminare/

(1) Gemeint sind immer alle Geschlechter gleichermaßen. Aus Gründen der Leserlichkeit habe ich mich für die männliche Form entschieden.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Als Productivity Coach unterstütze ich Sie gerne bei der Einführung bzw. Optimierung von digitaler Team-Kommunikation!

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Einstellungssache: Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für entspannte Produktivität

Auch wenn Sie nicht alle Stressquellen aus Ihrem Alltag entfernen können, nehmen Sie sich doch ein Beispiel an der schwedischen Arbeitskultur.

Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für
entspannte Produktivität

Wieso machen 90% der schwedischen Firmen "Fika" und warum lachen Finnen über Überstunden?

„Wenn man beginnt, seinem Passfoto ähnlich zu sehen, sollte man in den Urlaub fahren.‘‘– Ephrahim Kishon

Auch wenn dieser Einstieg vermutlich zum Schmunzeln anregt, schauen Sie sich einmal in Ihrem Büro um. Sehen Ihre Kollegen* ausgelaugt und gestresst aus? Sie selbst vielleicht auch? In diesem Artikel möchte ich Ihnen zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße an die Hand geben, mit denen Sie entspannter durch den Alltag kommen – auch ohne Urlaub in der schwedischen Holzhütte!

Wieso verspüren Sie mehr Stress als vor ein paar Jahren?


Heutzutage leben wir in einer Welt, die von Reizüberflutung und einem steigenden beruflichen Leistungs- und Termindruck gekennzeichnet ist. Unternehmen wollen stetig ihre Performance verbessern und gleichzeitig Kosten niedrig halten. Für Sie als Mitarbeiter bedeutet das meist „mehr Arbeit auf weniger Köpfe verteilt“.

Auch die Verfügbarkeit hat sich verändert. Während man vor Jahrzehnten noch in den Feierabend verschwand und bis zum nächsten Tag nichts mehr von der Arbeit hörte, spüren wir heute die explizite oder implizite Erwartung, ständig erreichbar zu sein.

In Gedanken sind wir quasi immer auf der Arbeit. Aber: Muss das sein? Und ist das am Ende des Tages wirklich produktiver? Die Arbeitskultur in Schweden beweist: nein. Die schwedische Wirtschaft boomt, und gleichzeitig ist das Stresslevel sowohl bei Angestellten als auch bei Führungskräften im europäischen Vergleich niedrig. Im World Happiness Report, dem internationalen Glücksranking, belegt Schweden immer wieder einen der vorderen Plätze.

Zwei skandinavisch inspirierte Denkanstöße für bessere Ergebnisse bei weniger Stress

 

Hinterfragen Sie Ihre Einstellung zum Thema „Pause“

Wussten Sie, dass das Gehirn bis zu 20 Prozent des Energieverbrauchs benötigt und damit unter den Organen ein wahrer Energiefresser ist? Die Verarbeitung von Informationen ist Schwerstarbeit für Ihr Gehirn. Insbesondere, wenn wir viele neue Informationen aufnehmen und verarbeiten müssen, kommt der Zeitpunkt, an dem wir nicht mehr aufnahmefähig sind. Was tun Sie, wenn Ihr Kopf voll ist? Zwingen Sie sich, weiterzuarbeiten? Jorge Bucay hat zu dieser Thematik eine schöne Geschichte verfasst, die ungefähr so geht:

Es war einmal ein Holzfäller, der eine neue Arbeit aufnahm. Am ersten Tag schaffte er 20 Bäume, am zweiten Tag bei gleicher Anstrengung nur 10 Bäume. Am dritten Tag legte er sich so richtig ins Zeug und arbeite bis zur Erschöpfung, schaffte aber nur 5 Bäume. Beschämt trat er vor seinen Vorarbeiter und bat um Entschuldigung. Der Vorarbeiter fragte ihn: „Wann hast du denn das letzte Mal deine Axt geschärft?“ Der Holzfäller antwortete: „Die Axt geschärft? Dazu hatte ich keine Zeit! Ich war zu beschäftigt damit, Bäume zu fällen“.

Als Wissensarbeiter ist Ihr Kopf Ihre Axt. Denkpausen sind kein „nice to have“, sondern ein absolutes Muss sowohl für Ihr Wohlbefinden als auch für Ihre Arbeitsergebnisse. Wer keine regelmäßigen Pausen einlegt, der wirkt vielleicht fleißiger, erreicht aber am Ende des Tages weniger.

Schwedische Firmen haben die Kraft der Pausen schon längst verstanden: Eine gemeinsame Kaffeepause, genannt „Fika“, gehört fest zur Arbeitskultur und wird an 90% der schwedischen Arbeitsplätze gepflegt. Am Vor- oder Nachmittag verabredet man sich mit Kollegen und Vorgesetzten im Pausenraum, trinkt Kaffee, knabbert Gebäck und bespricht alles vom letzten Urlaub bis zum aktuellen Budget. Für Deutsche mag das unproduktiv wirken, doch Umfragen zufolge glaubt die Mehrheit der Schweden, dass sie durch die gemeinsame Kaffeerunde effektiver arbeiten. Ich glaube das sofort: Es werden wichtige Informationen ausgetauscht, Missverständnisse behoben und der Teamzusammenhalt gestärkt.

Hinterfragen Sie Ihre Einstellung zum Thema „Überstunden“

Die Gründe für Überstunden sind vielfältig: Der eine nutzt sie, um sich ein paar mehr Euro am Ende des Jahres auszahlen zu lassen, der andere findet abends einfach keinen Absprung, weil der Schreibtisch immer noch so voll ist wie bei Arbeitsbeginn.

Der häufigste Grund, weswegen Überstunden gemacht werden, ist meiner Beobachtung nach aber ein ganz banaler: Es sieht gut aus! Überstunden zeugen von besonderem Einsatz. Je wichtiger der Arbeitsplatz, desto mehr Überstunden. Ein besonders krasses Beispiel habe ich selbst vor Jahren als Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens erlebt. Die unausgesprochene Regel in einer benachbarten Abteilung war: Man geht nicht vor 19 Uhr, auch wenn die Arbeit längst erledigt ist. Wer früh geht, gilt als weniger motiviert. Was für ein Quatsch!

Während in Deutschland Anwesenheit mit Leistung gleichgesetzt wird, gibt es Skandinavien weder gesellschaftliche Akzeptanz noch Anerkennung dafür, für die Arbeit die Freizeit zu opfern. Ganz im Gegenteil: Wer fertig ist, ist fertig, auch mal eine Stunde vor dem eigentlichen Feierabend.

Augenöffnet war für mich ein Gespräch mit einer finnischen Kollegin. Die deutsche Eigenart, Überstunden als besonderen Einsatz zu verstehen, entlockte bei ihr nur ein Schmunzeln. „In Finnland“, sagte sie, „machen Überstunden nur Menschen, die ihren Job nicht im Griff haben. Wer gut organisiert und kompetent ist, der schafft seine Arbeit in der vorgegebenen Zeit.“

Fazit

Auch wenn Sie nicht alle Stressquellen aus Ihrem Alltag entfernen können, nehmen Sie sich doch ein Beispiel an der schwedischen Arbeitskultur, integrieren Sie mehr Pausen in den Alltag und überdenken Sie Ihre Einstellung zu Überstunden. Während in Deutschland Fleiß ohne Pause und Arbeitseinsatz ohne Ende mit Produktivität gleichgesetzt werden, weiß man in Schweden: Wer nicht lebt, kann auch nicht arbeiten. Und wer glücklich und stressarm arbeitet, der schafft mehr in weniger Zeit.

*Aus Gründen der Leserlichkeit wird nur die männliche Form verwendet. Gemeint sind immer alle Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen.

Bild von Steve Cliff auf Pixabay



Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Linda Wulff unterstützt als Productivity Coach Einzelpersonen von der Mitarbeiterin bis zur Führungskraft sowie ganze Teams dabei, bei weniger Stress mehr zu erreichen. Sie hat Büros in Hamburg, Berlin und Lübeck, gibt Firmenseminare deutschlandweit und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Einzelcoachings in ganz Europa.

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Konflikt-Denkfehler im Management

Typische Konflikt-Denkfehler im Management

Die Top 5 Konflikt-Denkfehler von Führungskräften

Konflikte gehören fest zum Unternehmensalltag!

Studien zufolge verwenden Führungskräfte 30-50% ihrer Zeit im Business darauf, Konflikte zu lösen. Leider grassieren typische Denkfehler, die Vorgesetzte davon abhalten, Auseinandersetzungen konstruktiv anzugehen – sind Sie in Ihrer Führung davon auch betroffen?

Fünf Konflikt-Denkfehler, die mir in Coachings immer wieder begegnen…


1. „Wenn Konflikte entstehen, habe ich als Führungskraft versagt.“

Falsch – Konflikte können nicht nur nicht vermieden werden, sie sollten es auch nicht. Ein Leben ohne Meinungsverschiedenheiten oder Auseinandersetzungen bedeutet Stillstand, und einige der besten Ideen und Beziehungen sind aus Konflikten entstanden. Ohne sie gibt es keine Weiterentwicklung, und das ist doch eines der Kernziele von Führung: Organisationen und Menschen weiterentwickeln. Konflikte sollten aber konstruktiv gelöst werden und nicht eskalieren. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, ein Klima zu schaffen, in dem Konflikte offen, zeitnah und angstfrei angesprochen werden können.

2. „Wer ein Problem hat, wird das schon ansprechen.“

Kennen Sie das Konfliktverhalten Ihrer Mitrarbeiter! Besonders extrovertierte und sehr analytisch orientierte Personen fallen gerne in diese Denkfalle. Ihnen fällt es meist leichter, die Dinge beim Namen zu nennen. Introvertierte Konflikttypen hingegen können dazu neigen, den Konfliktverlauf erst einmal beobachten zu wollen, bis es irgendwann zu viel wird. Vorgesetzte sollten daher ihre Teammitglieder auch in ihrem individuellen Konfliktverhalten gut kennen und situativ auf die entsprechenden Personen zugehen können.

3. „Irgendwas liegt in der Luft, aber ich spreche es mal lieber nicht an. Nachher erschaffe ich noch einen Konflikt, wo es gar kein Problem gab.“

Vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl! Wutausbrüche auf dem Flur und knallende Türen sind nicht die einzigen Formen von Konflikte. Auch über Jahre verfestigte Situationen machen sich manchmal „nur“ durch verdrehte Augen hinter dem Rücken oder knappe Antworten bemerkbar. Sprechen Sie offen an, was Sie wahrnehmen. Nur so gehen Sie sicher, dass sich die Konflikte nicht noch weiter verfestigen.

4. „Dann kommt das mal eben schnell auf den Tisch, …“

Kurze Aussprachen sind zum Scheitern verurteilt! Generell gilt: Je länger ein Konflikt sich aufgebaut hat, desto länger braucht er, um geklärt zu werden. Meist handelt es sich bei festgefahrenen Konflikten nicht (nur) um Sachthemen, sondern um tiefer sitzende Missverständnisse und Verletzungen. Diese mit einer kurzen Aussprache oder gar Ansage beilegen zu wollen, ist zum Scheitern verurteilt. Machen Sie sich bewusst, dass die Zeit, die Sie zum Lösen des Konflikts investieren, schon bald durch eine Verbesserung der wahrscheinlich stark angeschlagenen Produktivität zwischen den Konfliktparteien wieder reingeholt wird.

5. „Ich kann davon ausgehen, dass es sich um ein Sachproblem handelt. Wir sind schließlich auf der Arbeit, Gefühle haben hier nichts zu suchen.“

Sicherlich haben Sie schon einmal etwas vom Eisberg-Modell gehört. Nach diesem Modell sind Konflikte mit einem Eisberg vergleichbar: Nur etwa 20% dessen, worum es wirklich geht, wird sichtbar ausgetragen (über der Wasseroberfläche) und kommuniziert. 80% des Konfliktzusammenhangs spielen sich allerdings auf der Ebene des Ungesagten ab – hier geht es beispielsweise um tiefer sitzende Verletzungen, Kränkungen oder Missverständnisse, die unter der Oberfläche schwelen und dem Konflikt unterschwellig so richtig schön einheizen. Manchmal geht es um Aspekte, die die Beteiligten nicht einmal selbst richtig greifen können, zum Beispiel um verletzte Werte. Wenn diese unsichtbare Ebene nicht ins Sichtbare geholt wird, wird höchstwahrscheinlich auch der Konflikt nicht gelöst werden.

Keine Angst vor Konflikten

Konflikte gehören fest zum Unternehmens- und Führungsalltag. Seien Sie besonders sensibel für schwelende Konflikte und trauen Sie sich, diese anzusprechen, wann immer Sie sie wahrnehmen – nur so sorgen Sie dafür, dass wertvolle geistige Kapazitäten auch dafür verwendet werden können, wo Sie hingehören: für gute Arbeitsergebnisse.

Linda Wulff Productivity Coach in Hamburg. Berlin, Lübeck

Als Productivity Coach unterstützt Linda Wulff Menschen und Teams dabei, stressfreier mehr zu erreichen. Zu ihren Arbeitsschwerpunkten gehören Coachings und Workshops zu den Themen Produktivität, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Teamentwicklung und Konfliktklärung.
Sie arbeitet größtenteils mit Klientinnen und Klienten in Norddeuschland (Lübeck, Hamburg, Kiel), Berlin oder europaweit per Skype.

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Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do Liste ineffektiv machen

Drei (leicht behebbare) Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen

War es Generationen vor uns noch vergönnt, in Ruhe eine Tagesliste abarbeiten zu können, präsentieren sich unsere Aufgabenlisten heute eher wie die mythologische Hydra: ein To-Do weg, zwei wachsen nach. Da ist es nicht verwunderlich, wenn wir zwar immer wieder mit guten Vorsätzen an unsere Selbstorganisation gehen, nach mehreren Wochen jedoch feststellen müssen, dass das Chaos wieder fest den Alltag übernommen hat.
Das konsequente Führen einer Aufgabenliste ist und bleibt ein zentrales, wirkungsvolles Element der guten Selbstorganisation. Wenn Sie dabei jedoch nicht schlau vorgehen, erzeugen Sie vielleicht mehr Stress als Struktur. In meiner Arbeit als Productivity Coach sehe ich immer wieder drei Fehler, die Ihre To-Do-Liste ineffektiv machen, die sich jedoch zum Glück schnell beheben lassen:

1. Sie nutzen zu viele To-Do-Listen

Drei Post-its am Computerbildschirm, eine Papierliste neben dem PC, mit bunten Zettelchen markierte Dokumente im Posteingangskorb, Aufgaben in Outlook und dazu noch eine App auf dem Handy…herzlichen Glückwunsch, Sie leben die Definition von „Verzettelung“. Für Ihr Gehirn ist das purer Stress: Ständig springen Sie von einer Liste zur anderen, immer in Gefahr, etwas Wichtiges zu übersehen und damit zu vergessen. Eine To-Do-Liste soll Ihnen Übersichtlichkeit verschaffen und Ihnen nicht noch mehr Arbeit bereiten.

Nehmen Sie sich einige Minuten, um Ihr System (oder Ihren Mangel an einem System) zu hinterfragen: Brauchen Sie wirklich diese ganzen verschiedenen Listen und Markierungen, oder können Sie sie drastisch reduzieren?

Ich selbst arbeite nur mit zwei Haltekörben für meine Aufgaben:

Ein nach dem „Inbox Zero“-Prinzip strukturiertes Mailprogramm, das in einem Action-Ordner alle Aufgaben bündelt,
die sich aus den eingehenden Mails ergeben;

Eine Handy-App, die sich automatisch mit meinen Outlook-Aufgaben synchronisiert und die es mir ermöglicht, von überall aus – sei es im Kundentermin oder im Supermarkt – Aufgaben zu ergänzen. Ich arbeite hier mit Microsoft To-Do, weil mir die einfache Bedienoberfläche gut gefällt,
es gibt aber viele andere gute Programme.

Übrigens:
Auch Aufgaben, die sich aus Papierdokumenten ergeben,
trage ich direkt in meine elektronische Liste und lege das Papier dann in einer gut sortierten Ablage ab.

Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, trage ich zwar in meinen Kalender, sie finden sich aber auch in meiner App.
Diese Aufteilung funktioniert gut für mich, denn mit der regelmäßigen Durchsicht
von nur zwei Listen habe ich 100% Gewissheit, eine komplette Übersicht zu haben.

Was für Sie funktioniert, kann ein ganz anderes System sein. Probieren Sie aus, was für Sie passt, aber kommen Sie ins Handeln –
Ihr Gehirn wird Ihnen für diese Reduktion der Komplexität danken!

2. Viele Aufgaben schaffen es nie auf eine To-Do-Liste

„Auf dem Heimweg Milch kaufen, die Kollegin noch nach der Unterlage fragen, die Badezimmerlampe reparieren – das merk ich mir!“ Sicherlich geht es Ihnen wie den meisten Menschen auch: Einige To-Dos (meist die beruflichen) schaffen es auf eine Liste, viele (oft die privaten Aufgaben) aber auch nicht.

In seinem sehr erfolgreichen Zeitmanagement-Buch „Getting Things Done“ stellt Autor David Allen fest: „Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln – nicht um sie dort zu halten.“ Recht hat er! Warum machen Sie es Ihrem Geist unnötig schwer, sich zu konzentrieren und auf das momentan Wichtige zu fokussieren?

Jede noch so kleine, nicht abgeschlossene Aufgabe stiehlt Ihnen ein bisschen gedankliche Kapazität. Entlasten Sie Ihr Hirn, in dem Sie alle Aufgaben sofort notieren und so aus dem Kopf bekommen. Aus diesem Grund arbeite ich übrigens mit meiner To-Do-App, denn das Handy habe ich immer dabei und kann alles sofort eintragen.

Mein Tipp an Sie: Schaffen Sie in der To-Do-Liste eine Kategorie für eine regelmäßige Gedankenleerung – „Mindsweep“ nennt David Allen das. Sobald Ihnen neue To-Dos einfallen, tragen Sie sie sofort dort ein. Spätestens alle 48 Stunden sollten Sie sich zusätzlich fünf Minuten in Stille mit Ihrer Mindsweep-Liste verbringen und das nachtragen, was im Alltagstrubel doch untergangen ist.

3. Sie machen keine Tagesplanung

Klarheit, Fokus, Entlastung: Wenn ich die Sinnhaftigkeit von Selbst- und Zeitmanagement zusammenfassen sollte, dann mit diesen drei Worten. Mit einer gut strukturierten To-Do-Liste sind Sie schon auf dem richtigen Weg, aber noch nicht ganz da.

Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Hoffnung darauf haben, unsere Aufgaben jemals ganz abzuarbeiten. Um sich nicht im Strudel des Unproduktiven zu verlieren, braucht es daher einen kontinuierlichen Fokus auf das, was tagesaktuell am Wichtigsten ist.

Schaffen Sie in Ihrer To-Do-Liste eine Auswahl und separate Übersicht über alle Aufgaben, die Sie heute auf jeden Fall erledigen wollen. Wenn Sie eine App nutzen (von deren Sinnhaftigkeit ich Sie nun hoffentlich überzeugt habe), dann finden Sie hier meistens die Kategorie „Mein Tag“ oder so ähnlich.

Nutzen Sie fünf Minuten am Tagesbeginn dazu, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu identifizieren, verschieben Sie sie in Ihre Tagesliste und arbeiten Sie an diesem Tag ausschließlich mit dieser einen Liste – ein wahrer Booster für Fokus und Produktivität.

Profi-Tipps:
Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben brauchen und suchen Sie sich ein Zeitfenster für deren Erledigung aus.
Spoiler Alert: Meistens brauchen Sie für die Aufgaben länger, als Sie gedacht haben. Lernen Sie, realistisch zu planen.
Denken Sie daran, dass Sie immer mindestens 30% Ihres Tagesverlaufs als Puffer für unvorhergesehene Aufgaben einplanen!

Ein kleines Fazit

Wohl mit keinem anderen Instrument kann man auf einen Schlag so viel Produktivität in seinen Alltag bringen wie mit gut durchdachten To-Do-Listen.
Führen Sie möglichst wenige Listen, achten Sie auf absolute Vollständigkeit und identifizieren Sie täglich die Aufgaben mit der höchsten Priorität, dann sind Sie auf dem besten Weg zur entspannten Selbstorganisation.

Übrigens: Im nächsten Artikel erkläre ich Ihnen, wie Sie eine großartige und übersichtliche Struktur in Ihre Aufgabenliste bringen. Also – stay tuned! Folgen Sie mir, um die nächsten Artikel nicht zu verpassen, und wenn Sie sofort loslegen wollen, dann buchen Sie doch mal ein Coaching.

Zur Autorin

Coach und Trainerin Linda Wulff liebt die Themen Produktivität und Zeitmanagement. In Ihren Einzelcoachings und Trainings arbeitet Sie mit Menschen und Teams daran, sich besser und stressfreier zu organisieren. Sie hat Büros in Berlin, Hamburg und Lübeck und nutzt Webkonferenztools wie Skype für Coachings deutschlandweit. Weitere Informationen finden Sie unter www.linda-wulff.de

Titelfoto: Photo by Ben White on Unsplash



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